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Besonderheiten der Buchhaltung für Ärzte, Zahnärzte und Heilberufler

Buchhaltung für Arzt und Zahnarzt

Für eine profitable und wirtschaftliche Praxisführung ist eine ordnungsgemäße Finanzbuchhaltung unerlässlich. Stetige Honorarreformen und wachsender Kostendruck verstärken den Wettbewerb im Gesundheitswesen. In diesem Umfeld helfen kontinuierliche betriebswirtschaftliche Analysen in den Praxen von Ärzten, Zahnärzten, Psychotherapeuten und anderen heilberuflich Tätigen, die Erlöse zu sichern und zu optimieren.

Eine ordnungsgemäße Buchhaltung bildet hierbei die Grundlage für die betriebswirtschaftlichen Auswertungen (BWA) als Instrument eines zeitnahen Controllings. Die BWA bietet dem Praxisinhaber monatlich oder quartalsweise einen Überblick über die Kosten- und Umsatzstruktur seiner Praxis.

Auf dieser Analysebasis kann – kombiniert mit Plandaten – auch eine zukunftsbezogene, erfolgreiche Liquiditäts-, Investitions- und Personalplanung aufsetzen.

Pflicht zur Buchhaltung in der Arzt- oder Zahnarztpraxis

Ärzte, Zahnärzte, Psychotherapeuten und andere heilberuflich Tätige sind als Angehörige eines sog. Katalogberufs (Freiberufler) nach § 18 Abs.1 EStG nicht verpflichtet Bücher zu führen und Abschlüsse zu erstellen. Als Nichtkaufleute sind sie nicht buchführungs-, sondern nur aufzeichnungspflichtig. Dem Finanzamt haben sie eine ordnungsgemäße Aufzeichnung ihrer Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben zu übermitteln.

Wenn sie eine eigene Praxis führen, oder als Gesellschafter einer Berufsausübungsgemeinschaft (BAG) praktizieren, erzielen sie ertragssteuerlich Einkünfte aus selbstständiger Arbeit. Für die Ermittlung ihres steuerpflichtigen Gewinns stehen ihnen dabei grundsätzlich zwei Gewinnermittlungsmethoden zur Verfügung.

Gewinnermittlung: Betriebsvermögensvergleich oder Einnahme-Überschuss-Rechnung

Vor der Erfassung in der Buchhaltung steht steuerlich die Wahl der Gewinnermittlungsmethode. Unabhängig von der Höhe ihres Umsatzes oder Gewinns haben Ärzte wie auch andere Freiberufler die Möglichkeit ihren steuerpflichtigen Gewinn entweder durch freiwilligen Betriebsvermögensvergleich (§ 4 Abs.1 EStG) oder Einnahmen-Überschuss-Rechnung (§ 4 Abs.3 EStG) zu ermitteln. Beide Methoden zur Ermittlung des steuerlichen Praxis-Gewinns bieten gewichtige Vorteile aber auch Nachteile.

Der Betriebsvermögensvergleich wird in den Praxen niedergelassener Ärzte und von anderen Angehörigen der Heilberufe nur selten angewandt. Für ihn spricht, dass er mehr Möglichkeiten der Steueroptimierung birgt und insbesondere bei Gesprächen mit Kreditinstituten eine größere Gewinn- und Vermögenstransparenz bietet. Die weitaus häufigste Gewinnermittlungsmethode in den Praxen ist jedoch die die Einnahme-Überschuss-Rechnung (EÜR). Mit der Wahl dieser Methode ist nicht nur ein geringerer Aufwand für die Gewinnermittlung verbunden: es entfällt die Notwendigkeit eine Buchhaltung einzurichten, Inventuren durchzuführen und Bilanzen zu erstellen.

Da die Wahl der Methode auch die konkrete Höhe des zu besteuernden Gewinns beeinflusst, den ein Praxisinhaber in einem Steuerjahr erzielt, sollten die Vor-und Nachteile der Gewinnermittlungsarten mit einem steuerlichen Berater im konkreten Einzelfall sorgfältig abgewogen werden.

Anforderungen an eine ordnungsgemäße Praxis-Buchhaltung

Auch niedergelassene Ärzte und alle anderen Angehörige von Heilberufen haben ihre aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Unterlagen so zu organisieren, dass sich ein sachverständiger Dritter bei zulässiger Prüfung in angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und die wirtschaftliche Lage der Praxis verschaffen kann. Das ist wichtig, weil Verstöße gegen die steuerlichen Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten schwerwiegende Folgen haben können, wie die Anwendung von Zwangsmitteln, Schätzungen oder Ahndungen. Praxisinhaber sollten sich daher frühzeitig mit den steuerlichen Pflichten einer ordnungsgemäßen Buchführung und den steuerrechtlichen Risiken auseinandersetzen.

Grundsätzlich gilt: Die Aufzeichnungen der Geschäftsvorfälle sind einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorzunehmen. Die Pflicht zur Einzelaufzeichnung besteht unabhängig von der gewählten Gewinnermittlungsart. Das bedeutet, dass auch Ärzte und alle anderen Heilberufler, die ihren Gewinn mehrheitlich nach der Einnahmen-Überschuss-Rechnung (§ 4 Abs.3 EStG) ermitteln, die Höhe ihrer Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben durch geordnete und vollständige Belege nachweisen müssen.

Tipp:

Das Bundesfinanzministerium hat zum Thema „Ordnungsgemäße Buchführung“ (GoBD) am 28.11.2019 ein überarbeitetes Anwendungsschreiben herausgegeben.

Problemfelder und Risiken der Buchhaltung für den Arzt und Zahnarzt

Betriebseinnahmen sind in der Praxis von Ärzten und anderen heilberuflich Tätigen alle Einnahmen, die durch den Praxisbetrieb veranlasst sind. Entsprechend sind Betriebsausgaben alle Aufwendungen, die durch den Praxisbetrieb verursacht wurden. Bei den Betriebseinnahmen und – ausgaben kann es sich auch um Bar- oder Sachwerte handeln. Probleme können sich in der Praxisbuchführung insbesondere bei folgenden Sachverhalten ergeben:

  • Private Entnahmen und Einlagen auf dem Geschäftskonto
  • Kassenbuchführung in der Arztpraxis

Private Entnahmen und Einlagen auf dem Geschäftskonto

Ein Risiko besteht, wenn von den Geschäftskonten sowohl private als auch betrieblich veranlasste Zahlungen erfolgen und die Privatentnahmen höher sind als der entnahmefähige Gewinn. In diesem Fall kann das Finanzamt in einer Vergleichsrechnung die durch die Praxisführung entstandenen Zinsen kürzen, da ihre betriebliche Veranlassung nicht nachvollziehbar ist. Liegen Bareinlagen in das Betriebsvermögen vor, sog. Privatdarlehen, so sind diese in jedem Fall mit dem Namen des Darlehensgebers zu versehen.

Tipp:

Getrennte Geschäfts-und Privatkonten minimieren nicht nur das Risiko bei Betriebsprüfungen, sie erleichtern auch das Controlling in der eigenen Praxis. Von Vorteil ist auch, dass bei einer strikten Trennung der Kontenführungen das Privatkonto gegenüber dem Finanzamt nicht vorlagepflichtig ist.

Kassenbuchführung in der Arztpraxis

Arztpraxen, die ihren Gewinn nach Einnahme-Überschuss-Rechnung ermitteln, sind nicht verpflichtet ein formelles Kassenbuch zu führen.  Wird die Aufzeichnung der Barzahlungsvorgänge in der Praxis jedoch als Kassenbuch geführt, müssen auch die hohen Anforderungen an eine Kassenbuchführung erfüllt werden. Danach sind

Kasseneinnahmen und Kassenausgaben täglich festzuhalten. Bareinlagen und Barentnahmen sind durch Eigenbelege nachzuweisen, Endbestände zu erfassen.

Bei einer Betriebsprüfung wird eine Aufzeichnung, die offiziell als Kassenbuch deklariert wird, entsprechend den Anforderungen an eine ordnungsgemäße Kassenbuchführung genau geprüft. Bei negativem Kassenstand besteht der Anfangsverdacht, dass Einnahmen nicht erfasst wurden. In der Folge kann es zu Hinzuschätzungen kommen.

Tipp:

Um den strengen Anforderungen an eine Kassenbuchführung zu entgehen, können die Bareinnahmen und –ausgaben in der Praxis auch als Barzahlungen erfasst und verbucht werden. Damit können Sanktionen aufgrund von formalen Fehlern vermieden werden.

Steuerfallen bei Buchhaltung: Gewerbesteuer und Umsatzsteuer in der heilberuflichen Praxis

Ärzte, Zahnärzte, Psychotherapeuten und viele andere heilberuflich Tätige sind steuerlich den Freiberuflern zuzurechnen und unterliegen aus diesem Grunde nicht der Gewerbesteuer oder Umsatzsteuer. Dieser einfache Grundsatz der Besteuerung kann jedoch durch zusätzliche Dienstleistungen der Heilberufler wie etwa individuelle Gesundheitsleistungen, Wellnessbehandlungen oder gewerbliche Nebentätigkeiten, wie den Verkauf von Produkten (z.B. Nahrungsergänzungsmittel) durchbrochen werden.

Tipp:

Die Abgrenzung von Einkünften aus der selbstständigen Tätigkeit eines Freiberuflers und gewerblichen Einkünften hinter einem Großteil der Rechtsfragen, die die Besteuerung von Ärzten betreffen. Für den Arzt als Freiberufler ist die Abgrenzung so wichtig, weil hiervon abhängt, ob Gewerbesteuer gezahlt werden muss und welche Gewinnermittlungsmethode anzuwenden ist (Einnahmen-Überschuss-Rechnung oder Bilanzierung). Mehr zur Gewerbesteuerpflicht von Ärzten.

In der Praxisbuchhaltung ist dabei insbesondere zu beachten, dass ein Arzt oder Heilberufler, der umsatzsteuerpflichtige Leistungen erbringt, die kein therapeutisches Ziel verfolgen, auch verpflichtet ist ordnungsgemäße Rechnungen mit Umsatzsteuerausweis auszustellen, Umsatzsteuer-Vorauszahlungen zu leisten und eine Umsatzsteuererklärung abzugeben. Das gilt jedoch nur, wenn er nicht der Kleinunternehmer-Regelung (§ 19 UStG) unterliegt.

Tipp:

Die Umsatzsteuer birgt für Ärzte und Heilberufe eine Vielzahl steuerlicher Tücken. Jede heilberufliche Behandlung muss individuell gewürdigt werden. Fehler bei der steuerlichen Beratung können Ärzte die Umsatzsteuerbefreiung kosten. Mehr zur Umsatzsteuerpflicht von Ärzten.