Was sind Praxiskosten und wann spricht man von Betriebskosten der Arztpraxis

Wenn bei niedergelassenen Ärzten, Zahnärzten oder anderen Heilberufen von Praxisausgaben, Praxiskosten oder Betriebskosten gesprochen wird, so sind damit im steuerlichen Sinne Betriebsausgaben gemeint. Nach dem Einkommensteuerrecht liegen immer dann Betriebsausgaben vor, wenn sie durch den Betrieb veranlasst sind (§ 4 Abs. 4 EStG). 

Entscheidend ist hier der Begriff der betrieblichen Veranlassung: Von einer betrieblichen Veranlassung wird ausgegangen, wenn die Aufwendungen objektiv mit der Praxis im Zusammenhang stehen und subjektiv dazu bestimmt sind, dem Praxisbetrieb zu dienen und diesen zu fördern. So können alle Ausgaben, die der Praxistätigkeit des Arztes oder anderen Heilberuflers zuzuordnen sind, wie etwa Aufwendungen für den Praxiserwerb oder die Sicherung und Erhaltung der Praxiseinnahmen, als Betriebsausgaben angesetzt werden und mindern als solche den steuerlichen Praxisgewinn. 

Tipp: In Abgrenzung zu den Praxiskosten bei niedergelassenen Ärzten spricht man beim angestellten Arzt von Werbungskosten. In diesem Beitrag stehen aber die Betriebskosten der Arztpraxis und die Frage, ob diese steuerlich anerkannt werden können, im Mittelpunkt.

Abgrenzungsprobleme bei den Praxiskosten

Von den betrieblich bedingten Aufwendungen sind die privat veranlassten Ausgaben abzugrenzen. Diese Abgrenzung ist von entscheidender steuerlicher Bedeutung. 

Unproblematisch sind die Ausgaben, die ausschließlich und eindeutig dem betrieblichen oder dem privaten Bereich zugeordnet werden können. Problematisch wird es hingegen bei den sogenannten gemischten Aufwendungen (Mischkosten), die sowohl den betrieblichen als auch den privaten Bereich betreffen. Zu unterscheiden sind hier:

a) Überwiegend oder ganz betrieblich veranlasste Aufwendungen

Überwiegend oder ganz betrieblich veranlasste Aufwendungen sind in vollem Umfang gewinnmindernd als Betriebsausgaben anzusetzen. (Bsp.: ein betrieblicher. PC wird gelegentlich auch privat genutzt)

b) Überwiegend oder ausschließlich privat verursachte Aufwendungen 

Überwiegend oder ausschließlich privat verursachte Aufwendungen sind in vollem Umfang den Kosten der privaten Lebensführung zuzurechnen, auch wenn eine untergeordnete betriebliche Mitveranlassung gegeben ist. (Bsp.: ein privater PC wird vereinzelt für betriebliche Zwecke genutzt)

c) Betrieblich und privat veranlasste Kosten

Eine Aufteilung sowohl betrieblich als auch privat veranlasster Kosten kommt nur dann in Betracht, wenn sich der Anteil der betrieblichen Nutzung nach objektiven Merkmalen und Unterlagen von den Ausgaben, die der privaten Lebensführung gedient haben, leicht und einwandfrei trennen lässt, es sei denn, dass dieser Teil von untergeordneter Bedeutung ist. Sind die Ausgaben danach leicht und einwandfrei trennbar, kann der als Betriebsausgaben zu berücksichtigende Teil gegebenenfalls auch geschätzt werden. (z.B. Pkw-Kosten –  trennbar durch Fahrtenbuch, Telefonkosten – trennbar durch Einheiten). 

Ist aber eine Trennung der Kosten nicht leicht und einwandfrei durchführbar oder ist nur schwer erkennbar, ob sie mehr dem Betrieb oder mehr der privaten Lebensführung gedient haben (z.B. Tageszeitungen, allgemeine Nachschlagewerke), so ist der gesamte Betrag nach § 12 Nr. 1 EStG den nichtabzugsfähigen Kosten der privaten Lebensführung zuzurechnen.

Praxistipp: Der Steuerpflichtige muss seine Betriebsausgaben einzeln nachweisen, da er die Beweislast dafür trägt, dass die Ausgaben tatsächlich angefallen sind, er sie bezahlt hat und diese auch betrieblich veranlasst sind.

Typische Praxiskosten und deren steuerliche Anerkennung als Betriebsausgabe

Da die Frage nach der betrieblichen Veranlassung einer Ausgabe nicht selten zu Diskussionen mit den Finanzbehörden führt, ob diese als Betriebsausgaben anerkannt werden können, sollen im Anschluss typische, regelmäßig auftretende Betriebsausgaben aufgeführt werden. Die Auflistung erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit.

Ausgegangen wird von einer typischen vertragsärztlichen Praxis auch mit privatärztlicher Klientel. Die Gewinnermittlung erfolgt durch Einnahmen-Überschussrechnung nach § 4 Abs. 3 EStG

Die einzelnen häufig auftretenden Betriebsausgaben sind im Folgenden alphabetisch gegliedert.

Beiträge (Verbandsbeiträge, Kammerbeiträge)

Beiträge zur Ärztekammer wie auch alle Beiträge an Berufsverbänden stellen abzugsfähige Betriebsausgaben dar, insofern ein betrieblicher Bezug vorliegt.

Berufsgenossenschaft

Die Beiträge zur Berufsgenossenschaft des Praxisinhabers für die Arbeitnehmer sind als Betriebsausgabe in voller Höhe abzugsfähig. Das Gleiche gilt für freiwilligen Beiträge des Arztes an die Berufsgenossenschaft.

Berufskleidung, Praxiswäsche

Ärzte und andere Heilberufler können die Kosten für ihre eigene Arbeitskleidung als Betriebsausgaben abziehen, wenn es sich dabei um typische Berufskleidung handelt. Zur typischen Bekleidung gehören Kleidungsstücke, deren private Verwendung aufgrund ihres funktionalen Charakters ausgeschlossen ist, wie etwa weiße Arztkittel oder OP-Kleidung.

Dagegen gelten weiße Arzthosen nur dann als typische Berufskleidung, wenn sie in Schnitt und Material denen entsprechen, die auch bei Operationen getragen werden. Bei Hosen, die nicht im Fachhandel für Berufsbedarf angeschafft worden sind, spricht eine widerlegliche Vermutung gegen das Vorliegen dieser Eigenschaft. 

Weiße Hemden, T-Shirts, weiße Schuhe und weiße Socken zählen grundsätzlich nicht zur typischen Berufskleidung. Dabei ist es unerheblich, wenn die bei der Berufsausübung getragene bürgerliche Kleidung in den Praxisräumen aufbewahrt wird. 

Auch die Aufwendungen für Berufskleidung, die Arbeitnehmern überlassen werden, sind Betriebsausgaben Die Gestellung und auch die Übereignung typischer Berufskleidung an die Praxismitarbeiter durch den Praxisinhaber ist steuerfrei. 

Praxistipp: Zu den Aufwendungen für die typische Berufskleidung zählen auch deren Reinigungskosten zu Praxiszwecken. Das gilt unabhängig davon, ob die Reinigung durch Dritte oder in der privaten Waschmaschine erfolgt.

Bewirtungsaufwendungen  

Abzugsfähige Bewirtungsaufwendungen liegen vor, wenn vom Praxisinhaber Personen aus betrieblichen oder geschäftlichen Anlass beköstigt werden. Die Finanzverwaltung unterscheidet zwischen geschäftlicher und betrieblicher Bewirtung.

• besteht zwischen Praxisinhaber und eingeladenen Personen eine Geschäftsbeziehung, so ist von einer geschäftlichen Veranlassung der Bewirtung auszugehen. Geschäftliche Bewirtungskosten dürfen nur in Höhe von 70 % der angemessenen Bewirtungskosten geltend gemacht werden. Die Voraussetzung hierfür ist die Erfüllung der strengen Nachweispflichten durch schriftliche Angaben zu Ort, Tag, Teilnehmer und betrieblichem Anlass der Bewirtung, sowie der Höhe der Aufwendungen.
• Betriebliche Bewirtungskosten können dagegen uneingeschränkt in vollem Umfang als Betriebsausgaben abgezogen werden. Das ist immer dann der Fall, wenn Arbeitnehmer bei sog. Betriebsveranstaltungen bewirtet werden (zum Beispiel das Weihnachtsessen oder Betriebsausflüge). Das Gleiche gilt auch für Aufmerksamkeiten. Die vollen Kosten sind auch dann als Betriebsausgabe anzusetzen wenn etwa bei Besprechungen Kaffee, Tee und Gebäck gereicht werden, oder wenn der Arbeitgeber den Arbeitnehmern Getränke und Genussmittel zum Verzehr im Betrieb unentgeltlich überlässt oder sie während eines außergewöhnlichen Arbeitseinsatzes mit Speisen verköstigt und deren Wert 60 EUR nicht übersteigt.

Einkauf von Praxisbedarf 

Aufwendungen für Praxisbedarf (z.B. Spritzen, Verbandsmaterial, Kanülen), wie auch in der Praxis benötigte Medikamente, Labor-, Röntgen- und Behandlungsmaterialien stellen Betriebsausgaben im klassischen Sinn dar, wenn sie ausschließlich zu Praxiszwecken verwendet werden. Die ausgewiesene Umsatzsteuer gehört zu den Betriebsausgaben, da der Eingangsumsatz ausschließlich zu umsatzsteuerfreien Umsätzen, die den Vorsteuerabzug ausschließen, verwendet wird. Werden Rabatte gewährt, so mindern diese die entsprechenden Betriebsausgaben

Fachliteratur

Aufwendungen für Fachbücher und Fachzeitschriften, die ausschließlich der Berufsausübung dienen sind als Betriebsausgaben abzugsfähig. Im Unterschied zu berufsbezogenen Nachschlagewerken, werden Kosten für allgemeine Nachschlagewerke nicht anerkannt. 

Praxistipp: In der Rechnung muss der Autor und der genaue Titel der Fachliteratur vermerkt sein. Nicht ausreichend ist, wenn auf der Rechnung allein die Angabe „Fachliteratur“ zu finden ist.

Fortbildungskosten – Arzt 

Aufwendungen für Fortbildungen eines Arztes gehören zu den Betriebsausgaben im Rahmen der ärztlichen Praxis. Beweisanzeichen für die betriebliche Veranlassung einer Fortbildung ist die lehrgangsmäßige Organisation der Veranstaltung mit berufsbezogenen Fachvorträgen. Die behandelten Themen müssen den spezifischen beruflichen Interessen und Anforderungen des Steuerpflichtigen entsprechen. 

Gegen eine berufliche Veranlassung können größere Veranstaltungseinheiten zu allgemeinbildenden Themen oder großzügig bemessene Entspannungsphasen – insbesondere an touristisch interessanten Tagungsorten – sprechen. 

Bei gemischt beruflich und privat veranlassten Reisen sind die Aufwendungen für die Fortbildungsreisen nach Maßgabe der beruflichen und privat veranlassten Zeitanteile der Reise aufzuteilen, wenn die beruflich veranlassten Zeitanteile feststehen und nicht von untergeordneter Bedeutung sind.

Praxistipp: Zum Nachweis für die betriebliche Veranlassung gehören sowohl die Rechnung über die Fortbildungsveranstaltung, als auch ein Programm über den Veranstaltungsablauf.

Geschenke 

Geschenke an Personen, die nicht Arbeitnehmer des Praxisinhabers sind, können nur dann als Betriebsausgabe geltend gemacht werden, wenn die Anschaffungskosten (ohne Verpackungs-und Versandkosten) jährlich pro Empfänger die Freigrenze von 35 EUR nicht übersteigen. Bei Unternehmern, die nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt sind (z.B. Ärzte), sind die Anschaffungs-und Herstellungskosten in Höhe von 35 EUR brutto zugrunde zu legen. Zum Nachweis müssen die Namen der Empfänger aus dem Buchungsbeleg ersichtlich sein.  Betrieblich veranlasste Geschenke über 35 EUR dürfen dagegen den steuerlichen Gewinn nicht mindern.

Miete und Nebenkosten

Ein häufig erheblicher Bestandteil der Praxiskosten sind die Mietkosten für die Praxisräume. Die Miete verursacht Betriebsausgaben und ist steuerlich abzugsfähig. Wenn sie mit Umsatzsteuer belastet ist, gehört auch die ausgewiesene Umsatzsteuer zu den Betriebsausgaben.

Vorsicht ist geboten, wenn der Praxisinhaber Teile seiner Praxisräume – streng getrennt nach Nutzungszwecken – für eine weitere Tätigkeit nutzt. Wenn er etwa zwei Tätigkeiten parallel zueinander betreibt, wie neben der ärztlichen Praxis eine Ernährungsberatung, für die ein Gewerbe angemeldet ist. Dann sind die Aufwendungen sachgerecht den beiden Tätigkeitsbereichen zuzuordnen und die Miete der Ernährungsberatung ist im Rahmen einer gesonderten Buchhaltung zu buchen. Das Gleiche gilt für die Nebenkosten.

Personalkosten 

Die Aufwendungen für das Personal haben in der Regel ebenfalls einen großen Anteil an den Betriebskosten der Arztpraxis. Die Lohn-und Gehaltszahlungen stellen laufende, sofort abzugsfähige Betriebsausgaben dar. Das Finanzamt erkennt die Aufwendungen für Löhne, Gehälter oder Sozialversicherungsbeiträge ebenso an, wie die Lohnsteuer für die Festangestellte und die pauschal für Aushilfskräfte zu zahlende Lohnsteuer. 

Auch die Beiträge für Versicherungen zur Zukunftssicherung der Arbeitnehmer (Lebensversicherung) und die Beiträge zur Berufsgenossenschaft für Gesundheitsdienst und Wohlfahrtspflege für das Personal sind Betriebsausgaben. 

Ebenso können Aufwendungen für Aufmerksamkeiten an Arbeitnehmer aus Anlass eines besonderen persönlichen Ereignisses, deren Wert brutto 60 EUR einschließlich Umsatzsteuer nicht übersteigt, unmittelbar als Betriebsausgaben abgezogen werden (z.B. Blumen, Genussmittel, Bücher). 

Praxistipp: Die Zuwendung kann dabei auch in Form eines Gutscheins erfolgen.

Getränke wie Kaffee, Tee, Mineralwasser, die den Arbeitnehmern zum Verzehr in der Praxis zur Verfügung gestellt werden, sind als Aufmerksamkeiten einzuordnen und damit in vollem Umfang als Betriebsausgaben abzugsfähig. 

Auch Aufwendungen für typische Berufskleidung, die über die Praxis für die Angestellten angeschafft, in der Praxis aufbewahrt und dem Personal kostenfrei zur Verfügung gestellt wird, sowie deren Reinigung zu Praxiszwecken, sind den Betriebsausgaben zuzurechnen. 

Abzugsfähig sind gleichfalls betriebliche Weiterbildungskosten der Angestellten. Da die Kosten nicht den Angestellten zugewendet werden, besteht dafür auch keine Lohnsteuerpflicht.

Praxiseinrichtung

Aufwendungen für die Praxiseinrichtung, Praxismöbel, medizintechnische Geräte, Computeranlagen und andere größere Anschaffungen von Vermögensgegenständen für die Praxis können im Unterschied zu den regelmäßig auftretenden Betriebsausgaben, wie Mieten, Personalkosten oder Verbrauchsmaterialien (z.B. Büro- oder Behandlungsmaterialien) nicht im Jahr der Verausgabung in voller Höhe steuerlich geltend gemacht werden. Sie können nur über Abschreibungen im Laufe der Nutzungsdauer verrechnet werden. 

Tipp: Der Praxisinhaber sollte sich mit seinem steuerlichen Berater im Falle größerer Investitionen ausführlich mit den Abschreibungs- und den darauf aufbauenden Liquiditätsplänen auseinandersetzen, da sie einen wesentlichen Einfluss auf den Gewinnausweis und folglich auch auf die Liquidität haben.

Praxis-Pkw 

Grundsätzlich besteht für den Praxisinhaber die Möglichkeit seinen Pkw dem Privat- oder dem Praxisvermögen zuzuordnen. Probleme können sich ergeben, wenn der Pkw sowohl privat als auch für die Praxis genutzt wird. So wird bei Betriebsprüfungen regelmäßig die Ermittlung der privaten Kfz-Nutzung überprüft. Bei der gemischten Nutzung des Pkw ist daher die nachvollziehbare Bestimmung des Verhältnisses vom privaten zum betrieblichen Nutzungsanteil entscheidend.

• bei einer betrieblichen Nutzung des Fahrzeugs von weniger als 10% wird der Pkw dem Privatvermögen zugeordnet
• wird das Fahrzeug zu 10-50% betrieblich genutzt, besteht ein Wahlrecht: der Pkw kann dem Privatvermögen oder dem Betriebsvermögen zugerechnet werden. Der Nachweis der betrieblichen Nutzung ist durch ein Fahrtenbuch zu erbringen, nach dessen Aufzeichnungen auch der private Anteil versteuert wird
• beträgt die betriebliche Nutzung des Pkw 50% oder mehr ist das Fahrzeug dem notwendigen Betriebsvermögen zuzuordnen. Der private Nutzungsanteil des Pkw kann in diesem Fall durch die Führung eines Fahrtenbuches oder durch die sog. 1 %- Regelung (auch Listenpreismethode) als pauschalierende Methode ermittelt werden.

Wenn das Fahrzeug dem Betriebsvermögen zugeordnet wird, kann der Kaufpreis über sechs Jahre verteilt Steuern mindernd abgezogen werden. Der jährliche Werteverlust wird damit über die Abschreibung verrechnet. Die die laufenden Betriebskosten des Praxis-Pkw, sowie Garagenmieten, Parkgebühren, Kfz-Reparaturen, Kfz-Steuern und –Versicherungen sind gleichzeitig als Betriebsausgaben abzugsfähig.

Praxisvertretung

Die Zahlung an Kollegen für Praxisvertretungen stellen Betriebsausgaben im Rahmen der ärztlichen Praxis dar. Unerheblich ist, ob die Vertretung aus privaten oder beruflichen Gründen notwendig war. Entscheidend ist nur, dass die Kosten ihren Ursprung in der ärztlichen Praxis haben.

Telefon (Festnetz, Handy, Internet) 

Kosten für die Nutzung des Festnetzanschlusses in der Praxis, für Handy und Internet sind in voller Höhe als Betriebsausgaben abziehbar, wenn sie ausschließlich beruflich genutzt werden. Bei dem Handy ist das regelmäßig nur dann der Fall, wenn es sich um reines Notfalltelefon handelt, bei dem Privatgespräche ausgeschlossen werden können.

Werden hingegen über den Festnetzanschluss wie auch über das Handy sowohl private als auch berufliche Gespräche geführt, müssen die Anteile der privaten und beruflichen Nutzung nachgewiesen werden. Die Aufteilung der Kosten kann auf dem Wege einer sachgerechten Schätzung erfolgen. Zur Glaubhaftmachung der sachgerechten Schätzung können Einzelgesprächsnachweise über den Zeitraum von drei Monaten herangezogen werden.

Versicherungen

Entscheidend ist auch hier die betriebliche Veranlassung: Beiträge für eine Berufshaftpflichtversicherung für die Praxisräume stellen Betriebsausgaben dar. Ist in diese Berufshaftpflichtversicherung eine private Haftpflicht inkludiert, verursacht diese entsprechend ihrem Versicherungsanteil eine Privatentnahme (Sonderausgabe). 

Die Monatsbeiträge des Praxisinhabers an die Krankenversicherung, die private Altersvorsorge (Rentenversicherung) und die private Lebensversicherung gehören nicht zu den abzugsfähigen Betriebsausgaben.  

Bei einer Praxisausfallversicherung ist die Frage nach der Art des versicherten Risikos entscheidend: Wenn beispielsweise die Versicherung neben dem privaten Risiko der Erkrankung auch betriebliche Risiken (Quarantäne, Feuer, Brand) abdeckt, handelt es sich um eine betriebliche Versicherung. 

Folglich sind die Prämien als Betriebsausgaben abziehbar. Wird dagegen ein außerbetriebliches Risiko, wie eine krankheitsbedingte Arbeitsunfähigkeit versichert, können die Ausgaben allenfalls als Sonderausgaben berücksichtigt werden.

Auch Beiträge des Praxisinhabers an die Unfallversicherung, die betriebliche Unfälle mit absichert, sind keine Betriebsausgabe. Sie sind beschränkt abzugsfähige Sonderausgaben. Die Mitversicherung betrieblicher Unfälle ist unerheblich. Gemischte Aufwendungen, bei denen nicht einwandfrei zwischen betrieblicher und privater Veranlassung getrennt werden kann, sind nach § 12 EStG voll umfänglich dem privaten Bereich zuzuordnen.

Wartezimmerlektüre

Für das Wartezimmer bezogene Zeitschriften (Lesezirkel) gehören zu den klassischen Betriebsausgaben einer Praxis. Zu beachten ist jedoch, dass Kosten für örtliche Tageszeitungen nur dann den abzugsfähigen Betriebsausgaben abgerechnet werden können, wenn sie von dem Arzt in zweifacher Zustellung sowohl für die Praxis als auch privat, bezogen werden.