Jeder Arzt oder Heilberufler, der im Rahmen seiner heilberuflichen Tätigkeit einen Pkw sowohl privat als auch beruflich nutzt, begegnet der Frage, ob er ein Fahrtenbuch führen oder die 1%-Regelung anwenden sollte. Diese Frage stellt sich ihm nicht zuletzt deshalb, weil die Berechnung des privaten Nutzungsanteils seines Fahrzeugs nach der Fahrtenbuch-Methode oder 1-Prozent-Regelung steuerlich relevant ist.
Für die Berechnung des Anteils der privaten Pkw-Nutzung ist die Zuordnung des Fahrzeugs zum Betriebsvermögen oder dem Privatvermögen entscheidend.
1 Zuordnung des Pkw zum Praxis- oder Privatvermögen
Zu unterscheiden sind drei Optionen.
Betriebliche Pkw-Nutzung über 50%
Nutzt ein Arzt seinen Pkw zu mehr als 50% betrieblich, so gehört das Fahrzeug zum notwendigen Betriebsvermögen. Mit dieser Zuordnung kann er nicht nur die Anschaffungskosten, sondern auch die laufenden Fahrzeugkosten und Abschreibungen in voller Höhe als gewinnmindernde Betriebsausgaben geltend machen. Dazu muss er den Umfang der betrieblichen Nutzung im Zweifelsfall nachweisen (z.B. durch ein Fahrtenbuch). Wenn dabei50 % der Jahreskilometerleistung bereits durch Fahrten zwischen Wohnung und Praxis und Familienheimfahrten erbracht wird, ist kein weiterer Nachweis notwendig.
Betriebliche Pkw-Nutzung zwischen 10 und 50%
Beträgt die betriebliche Nutzung des Fahrzeugs zwischen 10 und 50 %, besteht ein Wahlrecht: das Fahrzeug kann sowohl dem Privatvermögen als auch dem Betriebsvermögen zugeordnet werden. Der Umfang der betrieblichen Nutzung muss durch Abrechnungsunterlagen glaubhaft gemacht werden. Alternativ kann der Praxisinhaber die betriebliche Nutzung auch durch formlose und zeitnahe Aufzeichnungen über einen repräsentativen Zeitraum – in der Regel drei Monate – nachweisen. Hierfür sind Angaben zu dem Anlass der Fahrten und die zurückgelegte Strecke, sowie die Kilometerstände zu Beginn und Ende des Aufzeichnungszeitraums ausreichend. Ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch ist nicht erforderlich.
Betriebliche Pkw-Nutzung unter 10%
Bei einer betrieblichen Nutzung unter 10% wird das Fahrzeug im vollen Umfang dem Privatvermögen zugeordnet. Die anfallenden Fahrzeugkosten dürfen nicht als Betriebsausgaben den Gewinn mindern. Ausnahme: Können die laufenden Betriebskosten eindeutig abgrenzbaren Fahrten im Rahmen der Praxistätigkeit zugeordnet werden, so sind sie als Betriebsausgaben absetzbar. Die Ansetzung kann über Einzelbelege geschehen oder mit der Entfernungspauschale je (einfachem) gefahrenen Kilometer erfolgen.
2 Private Nutzung eines Praxis-Pkw
Für jedes Fahrzeug, das von dem niedergelassenen Arzt zu mehr als 50 % betrieblich genutzt wird, sind alle Privatfahrten immer als Entnahme zu versteuern. Es besteht keine Geringfügigkeitsgrenze.
Bereits die Möglichkeit einer Privatnutzung des betrieblichen Fahrzeugs führt nach dem Bundesfinanzhof zu einem geldwerten Vorteil. Zur privaten Nutzung gehören alle familiär veranlassten Fahrten wie Besuchs-, Einkaufs- und Freizeitfahrten sowie die Fahrten der Familienangehörigen, die das Fahrzeug mitbenutzen können.
Diese private Nutzung des Pkw durch den Praxisinhaber oder eine zu seiner Privatsphäre gehörende Person, kann entweder pauschal über die Listenpreisregelung (1%-Methode) oder konkret auf der Basis der tatsächlich angefallenen Kosten nach Fahrtenbuchmethode ermittelt werden.
Die Fahrten zwischen Wohnung und Praxis oder für Familienheimfahrten bei doppelter Haushaltsführung sind betrieblich veranlasst. Berücksichtigt werden sie nur mit der Entfernungspauschale.
3 Methoden zur Berechnung der Privatnutzung
3.1 Die 1%-Methode
Der private Anteil an der Pkw-Nutzung wird bei dieser Methode grundsätzlich pauschal mit 1 % des Listenpreises des Fahrzeuges bei seiner Erstzulassung bewertet.
3.1.1 Voraussetzungen für die Anwendung der 1%-Methode
Die 1%-Methode ist nur auf Fahrzeuge anwendbar, die zum notwendigen Betriebsvermögen gehören, also auf alle Fahrzeuge, die zu mehr als 50 % betrieblich genutzt werden. Dabei zählen zur betrieblichen Nutzung auch die Fahrten zwischen Wohnung und Praxis und Familienheimfahrten.
Auch auf geleaste oder gemietete Fahrzeuge kann die Regelung angewandt werden, wenn die Fahrzeuge zu mehr als 50 % für betriebliche Fahrten genutzt werden. Beträgt der Umfang der betrieblichen Nutzung dagegen nur 10 bis 50%, darf der private Nutzungsanteil nicht nach der 1%-Regelung bewertet werden.
Bevor Sie als selbstständiger Arzt die 1%-Regelung anwenden, müssen Sie den Umfang der betrieblichen Nutzung von mehr als 50 % glaubhaft darlegen. Diesen Nachweis können Sie über Eintragungen im Terminkalender, Zusammenstellungen der gefahrenen Kilometer zu Patienten, Reisekostenaufstellungen sowie andere Abrechnungsunterlagen über einen repräsentativen Zeitraum von drei Monaten erbringen. Wenn sich aus den Aufzeichnungen ein betrieblicher Anteil von mehr als 50 % inklusive Fahrten zwischen Wohnung und Praxis ergibt, unterstellt die Finanzverwaltung in der Regel auch für die Folgejahre eine überwiegend betriebliche Nutzung.
3.1.2. Berechnung des privaten Nutzungsanteils
Der Wert der privaten Nutzung wird in jedem Kalendermonat mit 1% des inländischen Listenpreises des Pkw im Zeitpunkt der Erstzulassung inklusive der werksseitig eingebauten Sonderausstattungen und Umsatzsteuer angesetzt. Unerheblich ist in diesem Zusammenhang, ob ein Rabatt gewährt wurde, das Fahrzeug gebraucht gekauft wurde oder die Vorsteuer beim Kauf geltend gemacht wurde. Nachträgliche Einbauten finden keine Berücksichtigung. Wenn mehrere Kraftfahrzeuge zum Betriebsvermögen der Praxis gehören, ist der pauschale Nutzungswert grundsätzlich für jedes Fahrzeug anzusetzen, das der Praxisinhaber oder einer Person seiner Privatsphäre nutzt.
| Beispiel |
| Bruttolistenpreis 35.700 EUR im Zeitpunkt der Erstzulassung |
| Privater Nutzungsanteil | 35.700 EUR x 1% x 12 Monate | 4.284 EUR |
Für Elektro- und Hybridelektrofahrzeuge gewährt der Gesetzgeber Vergünstigungen bei der Ermittlung des maßgebenden Listenpreises. So wird der Bruttolistenpreis für Elektrofahrzeuge, die im Zeitraum vom 01.01.2019 bis 31.12.2030 angeschafft werden, um die Hälfte, ab dem Veranlagungszeitraum 2020 um
75 % gekürzt.
3.2 Führung eines Fahrtenbuchs
Die Fahrtenbuchmethode ermöglicht es, den privaten Nutzungsanteil exakt zu bestimmen und den Umfang der betrieblichen oder beruflichen Fahrten an der Gesamtfahrleistung zu dokumentieren.
3.2.1 Voraussetzungen für die Anwendung
Die Vorlage eines ordnungsgemäßen Fahrtenbuches reicht allerdings nicht für die Wahl der Fahrtenbuchmethode aus.
Neben der Gesamtfahrleistung, die sich aus den im Fahrtenbuch selbst vollständig dokumentierten Strecken ergibt, sind die gesamten Fahrzeugaufwendungen einzubeziehen. Sie sind durch Belege einzeln nachzuweisen. Nur bei dem Nachweis der individuellen Aufwendungen kann die Fahrtenbuchmethode angewandt werden.
Darüber hinaus kann der Fahrzeughalter die Fahrtenbuchmethode nur dann statt der 1% Regelung wählen, wenn er das Fahrtenbuch mindestens für den gesamten Veranlagungszeitraum führt, in dem er das Fahrzeug nutzt. Das bedeutet, dass Sie als Fahrzeugführer die Aufzeichnungen nicht auf einen repräsentativen Zeitraum beschränkt können, auch wenn das Nutzungsverhältnis keinen größeren Schwankungen unterworfen ist.
Tipp
Wenn Sie sich für die Führung eines Fahrtenbuches entscheiden, müssen Sie die Eintragungen mit dem ersten Tag des Geschäftsjahres beginnen und diese über das gesamte Jahr fortführen.
3.2.2 Nachweis der Gesamtfahrzeugkosten
Die gesamten Fahrzeugaufwendungen sind durch Belege zu erfassen. Dazu zählen alle Kosten die typischerweise mit dem Halten und der Nutzung eines Fahrzeugs einhergehen:
- Kfz-Steuer und -Versicherung
- Kosten für Kraftstoff
- Ersatzteile und Zubehör
- Wartungs- und Reparaturkosten
- Garagenmiete
- Ggf. Leasingraten mit den gezahlten Beträgen
- Anschaffungskosten verteilt auf die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer (Abschreibungen)
Außergewöhnliche Kosten wie Unfallkosten sind gesondert entweder der beruflichen oder privaten Nutzung zuzuordnen.
3.2.3 Berechnung des privaten Nutzungsanteils
Aus den Gesamtfahrzeugkosten kann der Aufwand je Kilometer errechnet werden. Dieser Kilometersatz ist die Grundlage der Steuerberechnung für die zu ermittelnden Privatfahrten.
Für die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte wird eine Entfernungspauschale von 0,30 Euro je Entfernungskilometer gewährt (seit 2021 0,35 EUR ab dem 21. Kilometer) und im Fahrtenbuch den Privatfahrten zugerechnet. Sie ist arbeitstäglich für jeden vollen Kilometer der Entfernung zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte anzusetzen.
| Beispiel |
| Gesamtkosten für betrieblich und privat genutzten Pkw / Jahr = 14.000 EUR Gesamtfahrleistung lt. Fahrtenbuch = 20.000 km, betriebliche Fahrten 14.400 km (72%), Pendelfahrten zur Arbeit= 4.000 km oder 200 Fahrten x 20 km Hin-und Rückweg (20%), Privatfahrten 1.600 km (8%) |
| Kosten pro km | 14.000 EUR / 20.000 km = 0,70 EUR | |
| Entnahmewert Privatfahrten | 1.600 km x 0,70 EUR = | 1.120 EUR |
| Pendelfahrten zur Arbeit | 4.000 km x 0,70 EUR | 2,800 EUR |
| abzgl. Pendlerpauschale | 2.000 km x 0,30 EUR | ./. 600 EUR |
| Privater Kostenanteil | 3.320 EUR |
3.2.4 Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch
Ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch muss zeitnah, fortlaufend in einer geordneten und geschlossenen äußeren Form geführt werden.
Geschlossene Form
Das Fahrtenbuch ist in geschlossener Form zu führen. Nachträgliche Einfügungen oder Veränderungen sind zu vermeiden oder deutlich kenntlich zu machen. Laufende, aber lose gefertigte Aufzeichnungen, etwa auf Notizzetteln, reichen nicht aus.
Zeitnahe Aufzeichnungen
Die Eintragungen haben zeitnah, sofort nach Fahrtende spätestens am Ende des Tages zu erfolgen. Eine nachträgliche Erfassung der Fahrten ist nicht zulässig
Vollständigkeit der Angaben
Alle Fahrten müssen aufgezeichnet werden. Nach den Aufzeichnungen müssen die gefahrenen Kilometer der beruflichen oder privaten Nutzung zugeordnet werden können.
Das Fahrtenbuch muss mindestens folgende Angaben enthalten:
- Datum und Kilometerstand zu Beginn und Ende jeder einzelnen betrieblichen/beruflichen Fahrt
- Fahrtziel und bei Umwegen die Fahrtroute
- Fahrtzweck (bei Hausbesuchen: „Patientenbesuch“) und Name des aufgesuchten Patienten
- bei Privatfahrten genügen die jeweiligen Kilometerangaben und der Vermerk „Privatfahrt“
- für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte genügt ein kurzer Vermerk
Sind die erforderlichen Angaben im Fahrtenbuch nicht enthalten, ist das Fahrtenbuch nicht ordnungsgemäß geführt.
Tipp
Die Angabe „Patientenbesuch“ reicht bei Berufsgeheimnisträgern aus, wenn in einem vom Fahrtenbuch getrennt zu führenden Verzeichnis die Namen und Adressen der Patienten geführt werden. Dabei muss eine Zusammenführung von Fahrtenbuch und Patientenverzeichnis leicht, einwandfrei und ohne erheblichen Aufwand möglich sein.
3.2.5 Elektronisches Fahrtenbuch
Auch ein elektronisches Fahrtenbuch ist nur dann ordnungsgemäß, wenn nachträgliche Änderungen technisch ausgeschlossen sind oder zumindest dokumentiert werden. Aus den Aufzeichnungen muss ersichtlich sein, wann die Einträge vorgenommen wurden, damit überprüft werden kann, ob das Fahrtenbuch zeitnah geführt wurde. Die Daten des Fahrtenbuches müssen bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist (10 Jahre) unveränderlich aufbewahrt und lesbar sein. Bei Betriebsprüfungen müssen die Fahrzeugdaten maschinell auswertbar sein
Tipp
Elektronische Fahrtenbücher Fahrtenbuch-Apps oder -software, werden von der Finanzverwaltung weder zertifiziert noch zugelassen, daher ist Vorsicht geboten.
3.2.6 Fehlerhaftes Fahrtenbuch
Wenn die Ordnungsmäßigkeit des Fahrtenbuches von der Finanzverwaltung anlässlich einer Betriebsprüfung nicht anerkannt wird, erfolgt eine Berechnung des privaten Nutzungsanteils nach der 1% – Regelung, wenn die betriebliche Nutzung mehr als 50 % beträgt. Das führt zumeist zu einem höheren Privatanteil.
Fehler, die bei den Betriebsprüfungen häufig beanstandet werden sind:
- Das Fahrtenbuch erfüllt nicht die Anforderung an eine geschlossene Form
- Die Aufzeichnungen erfolgen nicht zeitnah
- Angaben sind unschlüssig
Kleinere Mängel führen jedoch noch nicht zur Verwerfung des Fahrtenbuches und die Anwendung der 1% – Regelung, wenn die Angaben insgesamt plausibel sind.
4 Entscheidung für die Pkw-Abrechnungsmethode
Bei der Berechnung des privaten Nutzungsanteils des Pkw müssen Sie sich entweder für die 1 %-Methode oder die Fahrtenbuchmethode entscheiden. Die Wahl für eine der beiden Methoden müssen Sie für das Wirtschaftsjahr einheitlich treffen. Ein Wechsel von der 1 % -Regelung zur Fahrtenbuchmethode ist innerhalb eines Jahres für dasselbe Fahrzeug nicht möglich. Allerdings besteht über die gesamte Nutzungsdauer des Fahrzeugs die Möglichkeit zwischen den Methoden zu wechseln. Die gewählte Methode gilt dabei einheitlich für die Ermittlung des Privatanteils ebenso wie für die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeit.
4.1 Fahrtenbuch – Methode: Vor- und Nachteile
Mit der Fahrtenbuchmethode lässt sich der private Anteil der Pkw-Nutzung exakt bestimmen.
Die Fahrtenbuchmethode ist steuerlich günstiger, wenn zum einen die Gesamtfahrleistung des Pkw und die Privatfahrten gering sind, zum anderen der Listenpreis des Fahrzeugs und die Entfernung zwischen Wohnung und Praxis hoch ist.
Von Nachteil ist, dass die formalen Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch streng sind. Ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch muss zeitnah, fortlaufend, lückenlos und in geschlossener Form geführt werden. Die Aufwendungen für das Fahrzeug sind separat aufzuzeichnen und durch Belege nachzuweisen.
Wenn das Fahrtenbuch zeitliche Lücken aufweist oder Angaben widersprüchlich sind, ist für das ganze betroffene Jahr zwingend die 1%-Regelung anzuwenden. Dann waren allen Aufzeichnungen umsonst.
4.2 1%-Regelung: Vor- und Nachteile
Bei Anwendung der 1% -Regelung sind Sie von der Pflicht befreit, sämtliche Fahrten ordnungsgemäß aufzuzeichnen. Der nach dem Listenpreis berechnete geldwerte Vorteil ist steuerlich günstiger, wenn der Pkw preiswert erworben wurde, seine laufenden Kosten gering sind, er viel privat gefahren wird, oder wenn die Entfernung zwischen Wohnung und Praxis gering ist.
Die Anwendung der 1 % Regelung führt zumeist zur Ansetzung eines höheren Privatanteils. Das gilt insbesondere dann, wenn der Listenpreis des Fahrzeugs hoch ist.
Tipp
Welche der beiden Berechnungsmethoden für Sie im Einzelfall tatsächlich die steuerliche günstigere ist, sollten Sie zusammen mit Ihrem steuerlichen Berater abwägen. Wenn Sie ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch unterjährig geführt haben, müssen Sie sich letztendlich erst bei der Erstellung des Jahresabschlusses oder der Steuererklärung für die günstigere der Berechnungsmethoden entscheiden.
4.3 Ein Vergleichsbeispiel: Fahrtenbuch und 1 Prozent-Regelung
| Beispiel |
| Listenpreis des Fahrzeugs = 40.000 EUR Gesamtkosten für betrieblich und privat genutzten Pkw / Jahr = 14.000 EUR Gesamtfahrleistung lt. Fahrtenbuch = 20.000 km, davon betriebliche Fahrten 14.400 km, 1.600 km Privatfahrten und 4.000 km Pendelfahrten zur Arbeit, Entfernung zur Praxis 10 km |
| Berechnung nach der Fahrtenbuch-Methode | ||
| Kosten pro km | 14.000 EUR / 20.000 km | 0,70 EUR |
| Nicht-betriebliche Kosten | 5.600 km x 0,70 EUR = | 3.920 EUR |
| abzgl. Pendlerpauschale | 2.000 km x 0,30 EUR | ./. 600 EUR |
| Privater Kostenanteil | 3.320 EUR | |
| Berechnung nach der 1%-Methode | ||
| Privatfahrten | 40.000 EUR x 1% x 12 Monate | 4.800 EUR |
| Fahrten Wohnung – Praxis | 40.000 EUR x 0,03 % x 10 km x 12 Monate | + 1.440 EUR |
| Steuerpflichtiger geldwerter Vorteil | 6.240 EUR | |
| Entfernungspauschale | 2.000 km x 0,30 EUR | ./. 600 EUR |
| Privater Kostenanteil | 5.640 EUR |
