In dieser Checkliste erfahren Sie, welche Unterlagen & Informationen wir für die Erstellung der Finanzbuchführung von Ihnen benötigen und wie Sie uns diese zur Verfügung stellen.

Wie können Sie Ihren Smartlogin in Betrieb nehmen (auch bei Handywechsel)

Hinweis: Voraussetzung für die Einrichtung ist der Registrierungsbrief der DATEV. Sofern Ihnen der Registrierungsbrief nicht mehr vorliegt, melden Sie sich bei uns unter sekretariat@mock-steuerberatung.de

Laden Sie die DATEV SmartLogin App auf Ihrem Handy aus dem Apple AppStore oder dem Google PlayStore herunter und installieren Sie diese auf Ihrem Smartphone.

Sobald die App installiert ist, starten Sie die Registrierung und scannen Sie den QR-Code auf Ihrem Registrierungsbrief ab. Danach vergeben Sie ein persönliches Passwort. Anschließend erhalten Sie eine E-Mail an die Ihre E-Mail-Adresse. Klicken Sie in der E-Mail auf den Bestätigungslink und melden Sie sich mit Ihrem DATEV SmartLogin an, um die Einrichtung abzuschließen.

Wie können Sie das Geschäftskonto in DATEV Unternehmen online einbinden?

Öffnen Sie Unternehmen online (https://duo.datev.de/) und melden Sie sich mit Ihrem Smartlogin an. Rufen Sie unter Anwendungen die Stammdaten auf.

Wählen Sie Unternehmensangaben aus. Dort kommen Sie über den Reiter Bank zu den Bankstammdaten. Falls Ihre Bankverbindung nicht angezeigt wird, geben Sie Ihre Bankverbindung ein und bestätigen Sie die Anlage über die Schaltfläche Hinzufügen. Die angelegte Bankverbindung wird nun unten angezeigt.
Tipp: Wenn Sie den Haken bei Standard Bank setzen, definieren Sie diese Bank als Ihre Hauptbank, die bei allen Überweisungen vorbelegt wird.

Wählen Sie die Bankverbindung, die Sie einrichten möchten aus und klicken Sie auf Bankverbindung verwalten.

Über die Schaltfläche Neu/Hinzufügen legen Sie den HBCI-Zugang an.

Geben Sie nun Ihre Legitimations-ID/Anmeldename (dies ist der Anmeldenamen in Ihrem Online-Banking) sowie Ihre PIN – (dies ist die PIN für Ihr Online-Banking) ein.
Über Bankdaten abrufen wird schließlich die Bank in DATEV Unternehmen online angelegt.

Fragebogen zur steuerlichen  Erfassung

Im Rahmen Ihrer Gründung müssen Sie den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung abgeben, um eine Steuernummer vom Finanzamt zu erhalten. Sofern Sie die Übermittlung noch nicht vorgenommen haben, aber mit den umsatzsteuerlichen Angaben sowie den Angaben zur Festsetzung der quartalsweisen Steuervorauszahlungen vertraut sind, können Sie den Fragebogen selbst über Elster übermitteln.

Wenn Sie dies nicht selbst vornehmen wollen, erstellt und übermittelt unsere Kanzlei den Fragebogen für Sie. Die Erstellung & Übermittlung durch unser Büro kostet einmalig 240€ netto. Für die Erstellung müssen Sie die in der Vorlage markierten Felder ausfüllen (grün = Pflichtfeld; gelb = nur wenn zutreffend) und per Mail schicken (bitte an sekretariat@mock-steuerberatung.de). Wir ergänzen dann alle steuerlichen Angaben und übermitteln den Fragebogen für Sie an die Finanzverwaltung.

• Fragebogen zur steuerlichen Erfassung Einzelunternehmen
• Fragebogen zur steuerlichen Erfassung für Kapitalgesellschaften
• Fragebogen zur steuerlichen Erfassung für Personengesellschaften

Lastschriftmandat Finanzamt

Um keine Steuerzahlungen zu vergessen, wird in der Regel ein Lastschriftmandat für das Finanzamt eingerichtet. Hierfür muss der Vordruck des für Sie zuständigen Finanzamts genutzt werden. Beispielsweise erhalten Sie hier das SEPA-Lastschriftmandat Finanzamt Hamburg.
Für andere Finanzämtern finden Sie das passende Lastschriftmandat in der Regel, wenn Sie im Internet nach Lastschriftmandat Finanzamt XYZ suchen.
Sofern wir den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung für Sie erstellen, können wir das Lastschriftmandat direkt mit an das Finanzamt übermitteln.

Darlehen zur Unternehmensgründung

Haben Sie ein Darlehen zur Finanzierung der Gründung aufgenommen?
Bei vielen Banken wird dann ein Vorfinanzierungskonto geführt. Bitte laden Sie die dazugehörigen Kontoauszüge in Unternehmen online unter dem Belegtyp Sonstiges hoch.

Hinweis zur Rechnungsschreibung

Bitte beachten Sie, dass Sie in Ihren Ausgangsrechnungen an Ihre Kunden/Patienten bei Umsatzsteuerbefreiung (zB wegen Heilbehandlungen) bzw. bei Anwendung der Kleinunternehmerregelung entsprechende Hinweise in Ihren Rechnungen aufnehmen müssen.
Bei Fragen hierzu, sprechen Sie uns bitte direkt an.

Amazon Business Account und USt-IdNr.

Zunächst einmal ist es wichtig, dass Sie über einen Amazon-Business-Account verfügen und für betriebliche Einkäufe nicht Ihren privaten Amazon-Account nutzen. Wenn Sie bereits einen privaten Amazon Prime Account haben, können Sie einen kostenlosen Business Account einrichten. Mehr Informationen hierzu finden Sie unter: Business Prime Duo

Als nächstes sollten Sie in Amazon Ihre USt-IdNr. hinterlegen, damit Ihre Einkäufe steuerlich von Amazon richtig in Rechnung gestellt werden. Melden Sie sich dazu in Ihrem Amazon Business Account an und klicken Sie auf Ihren Account und dann auf „Mein Konto”.

Als nächstes klicken Sie auf „Amazon Business Einstellungen“

Dort finden Sie unter Zertifizierungen den Bereich: „USt-IdNr. Verwalten“. In diesem Bereich können Sie Ihre USt-IdNr. hinzufügen.

Tipp Getmyinvoices

Viele Mandanten haben das Problem, dass sie Belege aus diversen Portalen (wie zum Beispiel Amazon, Google etc.) mühsam herunterladen und für die Buchführung bereitstellen müssen.
Hierfür gibt es eine Vereinfachung: mit dem Programm getmyinvoices werden Ihre Rechnungen aus Portalen automatisch abgeholt und in Unternehmen online hochgeladen, sodass Sie sich Zeit sparen und bei der Vorbereitung der Finanzbuchführung entlastet werden.
Sprechen Sie uns bei Interesse gerne auf die Einrichtung von getmyinvoices an.

Verfahrensdokumentation

Immer mehr Betriebsprüfer verlangen im Rahmen von Betriebsprüfungen Einsicht in die Verfahrensdokumentation. Daher möchten wir Sie mit diesem Schreiben gesondert darauf hinweisen, dass Sie mittlerweile zur Erstellung einer Verfahrensdokumentation verpflichtet sind, wenn Sie wie die meisten Unternehmen unter anderem auch elektronische Rechnungen (zum Beispiel per Mail) erhalten.

Neben dem Schutz vor rechtlichen Sanktionen im Rahmen von Betriebsprüfungen bietet eine Verfahrensdokumentation aber auch einige Vorteile. So müssen zum Beispiel Papierbelege nicht länger aufbewahrt werden. Außerdem ist die Erstellung der Verfahrensdokumentation eine gute Gelegenheit, effiziente Prozesse zu schaffen so jeden Monat bei der Vorbereitung der Buchführung Zeit zu sparen.

Alle Informationen zum Thema Verfahrensdokumentation haben wir Ihnen im beigefügten Merkblatt kurz & übersichtlich zusammengefasst.

Für den Fall, dass Sie die Verfahrensdokumentation selbst erstellen möchten, finden Sie anbei die Muster-Verfahrensdokumentation, welche sich als Grundlage anbietet.

Sofern Sie Unterstützung bei der Erstellung Ihrer Verfahrensdokumentation wünschen, sprechen Sie uns bitte möglichst frühzeitig an.