Das Kassenbuch in der Arztpraxis & Zahnarztpraxis

Das Kassenbuch in der Arztpraxis & Zahnarztpraxis

Das Kassenbuch in der Arztpraxis & Zahnarztpraxis ist ein Dauerbrenner, weil in fast allen Praxen eine Kasse geführt wird. Über die Kassen werden oft nicht nur kleinere Barausgaben, etwa für Porto oder Bürobedarf beglichen, sondern auch Barbeträge aus Individuellen Gesundheitsleistungen (IGeL) vereinnahmt. Mit der Führung einer Praxiskasse sind jedoch nicht unerhebliche steuerliche Risiken verbunden, die es zu beachten gilt.
Inhaltsverzeichnis

Pflicht zur Führung eines Kassenbuchs in der Arztpraxis & Zahnarztpraxis

Bei der Frage, ob Sie zur Führung eines Kassenbuchs in der Arztpraxis oder Zahnarztpraxis verpflichtet sind, kommt es zunächst darauf an, wie Sie Ihren Gewinn ermitteln. Als Freiberufler haben niedergelassene Ärzte und andere Heilberufler ein Wahlrecht zwischen der Gewinnermittlung nach Betriebsvermögensvergleich (§ 4 Abs.1 EStG) oder nach Einnahme-Überschussrechnung (§ 4 Abs.3 EStG) 

Erfolgt in der Praxis die Gewinnermittlung nach Betriebsvermögensvergleich (Steuerberater erstellt Bilanz) ist der steuerpflichtige Heilberufler buchführungspflichtig und damit auch zur Kassenbuchführung verpflichtet. 

Kassenaufzeichnungen bei Einnahmenüberschussrechnung

Anders sieht es bei allen Steuerpflichtigen aus, die ihren Gewinn über eine Einnahme-Überschussrechnung (=EÜR) ermitteln: sie unterliegen grundsätzlich keiner Buchführungspflicht. Nach einem Urteil des Bundesfinanzhofes sind sie damit auch von der Verpflichtung, ein formelles Kassenbuch zu führen, befreit (BFH/NV 06, 940). Gleichwohl haben auch alle, die ihren Gewinn nach Einnahme-Überschussrechnung ermitteln, ihre Bareinnahmen und –ausgaben durch entsprechende Aufzeichnungen (Einnahme- und Ausgabelisten) einschließlich Belegsammlung so festzuhalten, so dass das Finanzamt diese auf Richtigkeit und Vollständigkeit überprüfen kann.

Entscheidung für die Kassenbuchführung in der Arztpraxis

In Praxen mit geringen Barumsätzen kann unter Umständen auf eine ordnungsgemäße Kassenbuchführung verzichtet werden. Liegen in einer Praxis jedoch umfangreiche Barumsätze vor, empfiehlt es sich, freiwillig eine formal korrekte Kasse zu führen, um im Falle einer Betriebsprüfung das Risiko einer Steuernachzahlung im Vorwege zu vermeiden. Auch aus betriebswirtschaftlichen Gründen kann es sinnvoll sein, ein ordnungsgemäßes Kassenbuch in der Arztpraxis bzw. Zahnarztpraxis zu führen.

Praxistipp: Sollten Sie sich in Ihrer Praxis freiwillig für die Führung eines Kassenbuches entscheiden, unterliegen Sie den strengen Anforderungen der Finanzverwaltung an ein ordnungsgemäßes Kassenbuch, analog allen anderen Steuerpflichtigen, die zur Kassenbuchführung verpflichtet sind.

Grundsätze ordnungsgemäßer Kassenbuchführung

Die Kassenführung in der Arztpraxis bzw. Zahnarztpraxis ist nur dann ordnungsgemäß, wenn jeder Geschäftsvorfall einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet erfasst wird. Nach der Abgabenordnung sind die Kasseneinnahmen und Kassenausgaben täglich festzuhalten. (§ 146 Abs.1 Satz 2 AO) 

Die Pflicht zur Einzelaufzeichnung bedeutet, dass jeder aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfall laufend zu erfassen, einzeln aufzuzeichnen und aufzubewahren ist, so dass ein sachverständiger Dritter in angemessener Zeit seine Entstehung und Abwicklung lückenlos überprüfen kann.

Praxistipp: Die Pflicht zur Einzelaufzeichnung gilt unabhängig von der Gewinnermittlungsart des Steuerpflichtigen. Eine Ausnahme von der Einzelaufzeichnungspflicht aus Zumutbarkeitsgründen besteht nur beim Verkauf von Waren oder erbrachten Dienstleistungen an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen gegen Barzahlung und ist daher in den Praxen von Ärzten und anderen Heilberuflern nicht anwendbar.

Die Beträge sind zeitlich nach ihrer tatsächlichen Ein-und Auszahlung in oder aus der Kasse zeitnah und vollständig zu erfassen. Die Eintragungen müssen Angaben zu Datum, Belegnummer, Betrag und Leistungsbeschreibung enthalten. Jeder Eintrag in der Kasse ist mit einem Fremdbeleg zu hinterlegen.

Praxistipp: Fehlt der Fremdbeleg, sind Eigenbelege zu verwenden. Auch Privateinlagen und Privatentnahmen sind mit selbst erstellten Eigenbelegen zu dokumentieren. Abhebungen vom Bankkonto zur Einlage in die Kasse und Entnahmen für die Einzahlung in die Bank sind zu belegen.

Der rechnerische Kassenbestand ist täglich oder zumindest mit Abschluss eines Abrechnungszeitraums (z.B. Monat) zu ermitteln. Die Kassensturzfähigkeit, das heißt die Übereinstimmung von rechnerischem Soll-Bestand und tatsächlichem Ist-Bestand in der Kasse ist regelmäßig zu überprüfen.

Nur Barumsätze sind im Kassensystem aufzuzeichnen. Unbare Geschäftsvorfälle, wie Kreditkartenumsätze, Lastschriften oder EC-Cash-Einnahmen dürfen nicht in die Kassenaufzeichnungen eingehen. Ebenso sind rein private Einnahmen oder Ausgaben nicht in die Kassenbuchführung mit aufzunehmen. 

Exkurs: Ordnungsgemäße Rechnungen 

Belege über die Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben sind unabhängig von der Art der Gewinnermittlung nachzuweisen. Sollte der Praxisinhaber aufgrund der Höhe seiner Umsätze umsatzsteuerpflichtig sein oder zur Umsatzsteuer optiert haben, hat er auf die Ordnungsmäßigkeit der Eingangs-und Ausgangsrechnungen zu achten, um den Vorsteuerabzug geltend machen zu können. 

Näheres erfahren Sie hierzu in unserem Beitrag: Was bei der Rechnungsstellung in der Arztpraxis zu beachten ist.

Praxistipp: Erfassen Sie ihre Bareinnahmen und Barausgaben mit den Kassenständen täglich. Erfassen Sie neben dem Datum die Beträge, bei Bareinnahmen die Namen der Patienten, bei Barausgaben die leistenden Unternehmen, sowie die Art und Menge der Waren oder den Umfang der Leistungen. Quittungen über vereinnahmte Beträge sind zu unterschreiben, mit Datum und Praxisstempel zu versehen. Auf Ausgangsrechnungen ist zu vermerken, ob der Betrag bar gezahlt oder auf das Praxiskonto überwiesen wurde.

Arten der Führung eines Kassenbuchs in der Arztpraxis

Grundsätzlich stehen dem Praxisinhaber verschieden Möglichkeiten offen, seine Bareinnahmen und Barausgaben aufzuzeichnen. Die Art der Führung eines Kassenbuchs in der Arztpraxis wird weder vom Gesetzgeber noch von der Finanzgerichtsbarkeit vorgeschrieben. Steuerlich zulässig sind sowohl die Führung einer offenen Ladenkasse mit manuell erstelltem Kassenbuch, wie auch elektronische Kassensysteme. Abhängig von der gewählten Kassenart sind dabei unterschiedliche Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten zu beachten.

1. Offene Ladenkasse in der Arztpraxis & Zahnarztpraxis

Zu bedenken ist, dass die Anforderungen an eine ordnungsgemäße Kassenführung bei der Führung einer offenen Ladenkasse nur mit hohem Aufwand zu erfüllen sind. Als offene Ladenkasse gilt die summarische, retrograde (also rückwärtsgerechnete) Ermittlung der Tageseinnahmen sowie manuelle Einzelaufzeichnungen ohne Einsatz technischer Hilfsmittel.

Praxistipp: Das bedeutet, dass die Bargeldbewegungen täglich in einem Kassenbuch oder in chronologisch geordneten Kassenberichten inklusive der Bezeichnung der Geschäftsvorfälle aufzuzeichnen sind.

Die Belege sind sowohl mit dem Belegdatum wie auch mit dem Datum der Ein-oder Auszahlung in oder aus der Kasse zu erfassen. Zur Ermittlung der Tageseinnahmen wird der Kassenendbestand des Tages um den Kassenanfangsbestand bei Geschäftsschluss des vorausgegangenen Tages und um die durch Eigenbeleg nachgewiesenen Einlagen gekürzt. Hinzugerechnet werden die im Laufe des Tages getätigten Ausgaben sowie die durch Eigenbeleg nachgewiesenen Barentnahmen.

Bei einer offenen Ladenkasse sind Kassenberichte die Grundvoraussetzung zum Nachweis der Tageseinnahmen. Fehlen sie, stellt das für sich genommen einen gravierenden formellen Mangel dar, der bei einer Kassenprüfung die Finanzverwaltung zu einer Hinzuschätzung berechtigt. Bei manuellen Kassenberichten sind Korrekturen kenntlich zu machen, Leerzeilen zu vermeiden, irrtümlich vergessene Eintragungen nachzutragen. Streichungen oder Überschreibungen sind nicht zulässig.

Der Kassenführer hat die Tagesaufzeichnungen mit Datum zu unterzeichnen. Der aktuelle Barbestand ist anzugeben und muss mit den tatsächlich vorhandenen Barmitteln übereinstimmen: die Kassensturzfähigkeit muss jederzeit gewährleistet sein. Differenzen zwischen dem tatsächlichen Kassenbestand und den Kassenaufzeichnungen sind zu dokumentieren.

Praxistipp: Für die Aufbewahrung des Bargeldes können Geldkassetten oder andere Aufbewahrungsbehälter genutzt werden.

2. Elektronische Kassensysteme in der Arztpraxis & Zahnarztpraxis

Zu den elektronischen Kassensystemen zählen Registrierkassen oder PC-Kassen etwa auf der Basis einer schon vorhandenen Praxissoftware. Ihre Grundfunktionen gleichen sich. Zu beachten ist, dass bei der Nutzung elektronischer Kassensystemen neben den Belegen, die zu den Kassenbewegungen gehören, auch alle zu den Geräten gehörenden Organisationsunterlagen (z.B. Bedienungs- und Programmieranweisungen, Struktur- und Verfahrensdokumentationen sowie alle sonstigen Anweisungen zur Programmierung) aufbewahrt werden müssen. 

Auch für elektronische Kassensysteme gilt die tägliche Einzelaufzeichnungspflicht der Kasseneinnahmen und – ausgaben. Die elektronisch erfassten Kassendaten sind täglich einschließlich der mit der Kasse erzeugten Rechnungen unveränderbar festzuschreiben und zu speichern. Fehlerhafte Eintragungen müssen storniert und neu erfasst werden.

Die gespeicherten Kassendaten müssen im Falle einer externen Kassenprüfung durch die Finanzverwaltung jederzeit verfügbar, maschinell auswertbar und extern speicherbar sein. Für die Aufbewahrung digitaler Unterlagen gelten die Vorschriften der Abgabenordnung (insbes. §§ 145 bis 147 AO in der Fassung vom 29.12.2016). Daneben existieren mehrere Verwaltungsvorschriften (z.B. das BMF-Schreiben vom 28.11.2019, BStBl 2019 I S. 1269). Die Kassensturzfähigkeit muss auch bei elektronischen Kassensystemen jederzeit gewährleistet sein. 

Praxistipp: Kassensoftware wird behördlicherseits nur dann als ordnungsgemäß anerkannt, wenn eine nachträgliche Änderung nicht möglich ist oder mit einem entsprechenden Vermerk gekennzeichnet wird. Die Konformität Ihrer Registrierkasse oder Ihres PC-gestützten Kassensystems mit den geltenden Verwaltungsvorschriften, d.h. deren GoBD-Fähigkeit (GoBD = Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) sollten Sie sich vom Softwarehersteller bestätigen lassen. Mit Standardsoftware, etwa Excel, erstellte Tabellen entsprechen nicht dem Grundsatz der Unveränderbarkeit.

Für elektronische Registrierkassen – die in Praxen allerdings eher selten eingesetzt werden – gilt seit 2020, dass sie über eine behördlich zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung verfügen muss, das Manipulationen verhindert oder klar ersichtlich macht. Für ihren Einsatz besteht zusätzlich seit 2020 eine Belegausgabepflicht.

Aufbewahrungsfristen

Die zum Verständnis der Kassenaufzeichnungen notwendigen Unterlagen, alle Einnahmen- und Ausgaben-Belege sind unabhängig davon, ob die Kasse manuell oder elektronisch erstellt wird, zehn Jahre lang aufzubewahren. Bei Registrierkassen gehören dazu auch die fortlaufend nummerierten Tagesendsummen-Bons (Z-Bon) mit Ausdruck des Nullstellenzählers.

Aufzeichnungsmängel beim Kassenbuch in der Arztpraxis

Die Kassenaufzeichnungen dürfen niemals einen Minusbestand aufweisen. Nicht nachvollziehbare, widersprüchliche oder lückenhafte Aufzeichnungen führen zu einer Schätzungsbefugnis der Finanzbehörde. Mehr noch: ist die Kassenführung nicht ordnungsgemäß, hat dies den Verlust der Ordnungsmäßigkeit der gesamten Buchführung zur Folge.

Kassennachschau

Die Finanzämter haben seit dem 1.1.2018 die Möglichkeit unangekündigt eine Kassennachschau zur Überprüfung der Ordnungsmäßigkeit der Kassenaufzeichnungen durchzuführen (§ 146 AO). Dabei dürfen die Daten des elektronischen Aufzeichnungssystems durch die Finanzbehörde eingesehen werden. Das betrifft grundsätzlich alle Unternehmer, die sich Dienstleistungen oder Produkte bar bezahlen lassen. In der Regel wird bei der Betriebsprüfung das Hauptaugenmerk auf die Bareinnahmen gelegt. Umso wichtiger ist es, die Kasse täglich zu führen.

Fazit

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass eine ordnungsgemäße Kassenführung die Einhaltung der Einzelaufzeichnungspflicht, der Aufbewahrungspflichten der Belege und des Grundsatzes der Unveränderbarkeit von Daten und die Datensicherung, sowie die jederzeitige Kassensturzfähigkeit voraussetzt.

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Geschäftsführerin Marianne Mock aus Hamburg