In dieser Checkliste erfahren Sie, welche Unterlagen für die Erstellung der Lohnbuchführung von Ihnen benötigt werden und wie Sie uns diese zur Verfügung stellen.

Benötigte Unterlagen bei Eintritt eines neuen Mitarbeiters

1. Neue Mitarbeiter (Allgemein):
   • Personalfragebogen online (wie Sie den online-Fragebogen ausfüllen erfahren Sie in der Anleitung zur Anmeldung eines neuen Mitarbeiters).
   • Bitte laden Sie Sie außerdem den Arbeitsvertrag und sonstige Zusatzvereinbarungen hoch.
   • In den folgenden Fällen ist der Personalfragebogen zu ergänzen:
2. Bei Minijobber: Bitte laden Sie Sie ggf. zusätzlich den Rentenbefreiungsantrag und ggf. das Zusatzblatt weitere Beschäftigungen hoch.
3. Bei Praktikant: Bitte füllen Sie zusätzlich das Formular Feststellungsbogen Praktikant aus.
4. Bei Student: Bitte füllen Sie zusätzlich das Formular Feststellungsbogen Student aus.
5. Bei Anlage einer VWL-Leistung, Angabe einer Befristung, Ausbildungsende, Angaben zum Midi-Job füllen Sie zusätzlich das Formular Neueintritt Ergänzungen aus.
6. Bei Gesellschafter/Geschäftsführer: Bitte laden Sie Sie ggf. zusätzlich die Statusfeststellung der deutschen Rentenversicherung hoch.
7. Bei Schwerbehinderung: Bitte füllen Sie zusätzlich das Formular Zusatzblatt Schwerbehinderung aus.
8. Bei Angestellten insbesondere bei Freien Berufen (z.B. angestellte Ärzte/Architekten) laden Sie bitte zusätzlich folgende Unterlagen hoch:
   • Mitgliedsbescheinigung vom Versorgungswerk
   • Befreiungsantrag von der Deutschen Rentenversicherung (muss innerhalb von 3 Monaten bei Neueinstellung erfolgen)
   • Befreiungsantrag von der Krankenversicherung, wenn der monatliche Verdienst unter der Beitragsbemessungsgrenze liegt (monatlich: 4.987,50 Euro Stand 01.01.2023)

Benötigte Unterlagen bei dauerhaften Änderungen von Mitarbeiterdaten

Mit Hilfe der Erfassungsschablone “Stammdatenänderung” geben Sie Ihrem Lohnbüro alle dauerhaften Änderungen zum Mitarbeiter bekannt, z.B. Adressänderung, Änderung Bankverbindung, dauerhafte Gehaltsmaßnahmen. Ergänzend finden Sie für die wichtigsten lohnrelevanten Themen z.B. Pfändung, Fahrtkostenzuschuss, Dienstwagen Vorlagen. Diese Vorlagen benötigt Ihr Lohnbüro zur korrekten Erfassung des Sachverhalts. Bitte verwenden Sie diese Vorlagen.

1. Stammdatenänderung
2. Firmenwagen
3. Fahrtkostenzuschuss
4. Betriebliche Altersvorsorge
5. Pfändung
6. Dienstfahrrad

Sofern ein Kindergartenzuschuss bezahlt werden soll, sind folgende Dinge zu beachten:

• Kind darf nicht schulpflichtig sein (in Deutschland besteht Schulpflicht ab dem 6. Lebensjahr)
• Aktuelle Beitragsbescheinigung vom Kindergarten
  (Sobald diese ausläuft – je nach Bundesland unterschiedlich – benötigen wir von Ihnen eine erneute Beitragsbescheinigung. Hierüber erfolgt keine Erinnerung unsererseits.)

Benötigte Unterlagen bei monatlich variablen Mitarbeiterdaten

Mit Hilfe der Lohntabelle geben Sie Ihrem Lohnbüro alle monatlich variablen Mitarbeiterdaten bekannt.

• Angaben zu Urlaubs- und Weihnachtsgeldern, Provisionen und Tantiemen sowie Sonderzahlungen (wie unter anderem die Inflationsprämie) erfassen Sie im Tabellenblatt „Mitarbeiter“.
• Sofern Sie Mitarbeiter nach geleisteten Stunden vergüten, erfassen Sie die Stunden im Tabellenblatt „Stundenlohnempfänger“.
• Sofern Mitarbeitern Reisekosten über die Lohnbuchführung erstattet werden sollen, können Sie diese im Tabellenblatt „Reisekosten“ erfassen.

Befüllen Sie die Tabelle mit den variablen Mitarbeiterdaten des aktuellen Monats und laden Sie diese ebenfalls in Unternehmen online hoch (siehe Anleitung: Wie können Sie uns die Unterlagen zur Verfügung stellen?).
Sofern Sie in einem Monat keine variablen Mitarbeiterdaten haben, müssen Sie uns auch keine leere Tabelle hochladen.

Haben Sie 10 Mitarbeiter oder mehr, nutzen Sie bitte die Lohntabelle im Excel-Format.

Sofern Sie einem Mitarbeiter die Erholungsbeihilfe zukommen lassen möchten, geben Sie dies in der Lohntabelle an. Zusätzlich sollten Sie zur Dokumentation für spätere Prüfungen durch das Finanzamt das Formular Erholungsbeihilfe ausfüllen und hochladen.

Benötigte Unterlagen bei Fehlzeiten

Bei Fehlzeiten werden die entsprechenden Bescheinigungen benötigt, z. B. Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung, Schwangerschaft, Wiedereingliederungsmaßnahmen.

Ab dem 01.01.2023 erhalten Sie als Arbeitgeber keine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung in Papierform mehr. Der Abruf muss stattdessen elektronisch bei der Krankenkasse erfolgen. Wie Sie die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) abrufen, erfahren Sie in der Anleitung zum Abruf einer eAU).

Sofern Sie vom Mitarbeiter noch eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung in Papierform erhalten haben, können Sie diese auch wie gewohnt einscannen und in Unternehmen online (unter Lohn-Unterlagen) hochladen.

Sofern keine AU vorliegt (zB weil der Mitarbeiter nur einen Tag krank war und AU’s erst ab dem dritten Tag vorgelegt werden müssen) nutzen Sie bitte das Formular Krankmeldung für die Meldung der Fehlzeiten und laden es in Unternehmen online (unter Lohn-Unterlagen) hoch. Wir kümmern uns dann um die Erstattungsanträge.

Bei längerfristigen Unterbrechungen eines Mitarbeiters aufgrund von Krankengeld, Mutterschutz und Elternzeit etc. bitten wir um Mitteilung über das Stammdatenänderungsblatt, ob folgende Leistungen weiterhin gezahlt werden sollen (andernfalls werden diese Leistungen weiter abgerechnet):

• Betriebliche Altersvorsorge
• Fahrtkostenzuschuss
• Jobticket
• Sachbezüge

Benötigte Unterlagen bei Austritt eines Mitarbeiters

1. Kündigung mit Arbeitsbescheinigung: Benötigt der Mitarbeiter eine Arbeitsbescheinigung, so ist diese Vorlage an Ihr Lohnbüro zu übermitteln.
2. ggf. Aufhebungsvertrag
3. ggf. Akte/Beschluss bei Rechtsstreitigkeiten

Wie können Sie uns die Unterlagen zur Verfügung stellen?

• Melden Sie sich bei Unternehmen online an
• Klicken Sie in der Übersicht auf „Anwendungen“ und wählen Sie die „Personalakte“ aus.

• Klicken Sie auf „In Arbeit“ und „Dokument hochladen“ und wählen Sie die gewünschte Datei aus.

• Ordnen Sie das Dokument dem richtigen Mitarbeiter zu und schließen Sie den Vorgang mit Klick auf „Freigeben“ ab.

Worauf ist vor dem Hochladen zu achten?

• Achten Sie auf gute Lesbarkeit (Krankmeldungen sind nach dem Kopieren meist sehr hell, Kopien von Ausweisen oft sehr dunkel).
• Laden Sie Dokumente, die aus mehreren Seiten bestehen, als ein Dokument hoch (Bsp.: Personalfragebögen). Somit gewährleisten Sie eine genaue Zuordnung.
• Die Ablage der Dokumente erfolgt nach verschiedenen Belegkategorien. Dokumente, die verschiedene Sachverhalte abbilden, sind einzeln bereitzustellen.

Bis wann müssen Sie die Lohn-Unterlagen zur Verfügung stellen?

Relevante Lohnänderungen müssen mindestens 3 Werktage vor dem vereinbarten Abrechnungstermin vorgelegt werden. Fällt der Abrechnungstermin auf ein Wochenende oder Feiertag erfolgt die Abrechnung am nächsten Werktag. Bitte haben Sie Verständnis, dass bei verspäteter oder unvollständiger Einreichung von Lohnänderungen Zusatzkosten durch uns in Rechnung gestellt werden müssen.

Was müssen Sie tun, wenn Sie keine Änderung haben?

Nichts. Sie müssen uns auch nicht mitteilen, dass keine Änderungen in dem Monat vorliegen. Wir  rechnen zum vereinbarten Termin ab.

Wie funktioniert der Abruf einer elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU)?

• Melden Sie sich bei Unternehmen online an
• Klicken Sie auf „Anwendungen” und „Personaldaten“

• Klicken Sie auf den Mitarbeiter, für den Sie die AU abrufen möchten

• Klicken Sie auf „Attest anfordern / anzeigen“

• Geben Sie die „Art der Arbeitsunfähigkeit“, „Krank von“ und „Voraussichtlich bis (optional)“ ein und klicken Sie auf „Attest anfordern“.

• Sobald die Krankenkasse das Attest bestätigt hat (erfolgt in der Regel innerhalb weniger Tage), sehen Sie im Bereich „Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen“, dass ein Attest vorliegt.

Wie funktioniert die Anmeldung eines neuen Mitarbeiters?

• Melden Sie sich bei Unternehmen online an
• Klicken Sie auf “Anwendungen” und “Personaldaten”

• Klicken Sie auf “Mitarbeiter anlegen”

• Befüllen Sie die Felder zur Mitarbeiteranlage und klicken Sie auf “Anlegen”

• Klicken Sie auf “Daten zur Beschäftigung bearbeiten” und geben Sie die Daten zur Beschäftigung ein.

• Klicken Sie anschließend auf “Personalfragebogen bereitstellen” und senden Sie dem neuen Mitarbeiter den Link zum Fragebogen, damit er selbst seine persönlichen Daten erfassen kann.

• Sobald der neue Mitarbeiter seine persönlichen Daten erfasst hat, können Sie die Angaben prüfen, indem Sie auf “Personalfragebogen prüfen” klicken. Nach Prüfung klicken Sie auf “Geprüfte Daten übernehmen”.

• Abschließend stellen Sie uns die Daten mit Klick auf “Mitarbeiter freigeben” zur Verfügung.

Sie wünschen eine Korrektur einer bereits erstellten Lohnabrechnung?

Bei Korrektur einer bereits erstellten Abrechnung teilen Sie bitte Ihrem Lohn-Kundenberater per E-Mail mit, dass die entsprechenden Unterlagen zur Korrektur in der digitalen Personalakte hochgeladen sind.

Benötigte Informationen für die Korrektur:

1. Was soll korrigiert werden?
2. Wann soll korrigiert werden?
   Kostenfrei im nächsten Monat als Nachberechnung (Standardweg) oder kostenpflichtig im aktuellen Monat als Wiederabrechnung (nur in wenigen Fällen sinnvoll).
3. Sofern eine Wiederabrechnung kostenpflichtig im aktuellen Monat durchgeführt werden soll ferner:
   • Bis wann soll die Korrektur im Rahmen einer Eilabrechnung erfolgen?
   • Status der Gehaltszahlungen – Zahlung bereits erfolgt (Ja/Nein)?
   • Probeabrechnung gewünscht?