Bewirtungen und Betriebsfeiern in der Arztpraxis

Bewirtungen und Betriebsfeiern in der Arztpraxis

Auch in Arztpraxen fallen immer wieder Aufwendungen für Veranstaltungen (Weihnachtsfeiern, Jubiläumsfeiern) oder Bewirtungen von Geschäftsfreunden oder Mitarbeitern an. Damit derartige Aufwendungen  tatsächlich auch steuermindernd als Betriebsausgaben in der Arztpraxis berücksichtigt werden können, gilt es einige wichtige Voraussetzungen zu erfüllen.
Inhaltsverzeichnis

Auch in Arztpraxen fallen immer wieder Aufwendungen für Betriebsfeiern (Weihnachtsfeiern, Jubiläumsfeiern) oder Bewirtungen von Geschäftsfreunden oder Mitarbeitern an.

Für Bewirtungen und Veranstaltungen, die betrieblich oder geschäftlich veranlasst sind, hat der Gesetzgeber jedoch eine gesetzliche Abzugsbeschränkung festgeschrieben.  Damit derartige Aufwendungen  tatsächlich auch steuermindernd als Betriebsausgaben in der Arztpraxis berücksichtigt werden können, gilt es einige wichtige Voraussetzungen zu erfüllen.

Bewirtungskosten in der Arztpraxis

Eine Bewirtung liegt steuerrechtlich nur dann vor, wenn Personen aus betrieblichen oder geschäftlichen Anlass beköstigt werden. Die Darreichung von Speisen und/oder Getränken muss im Vordergrund der Veranstaltung stehen. Trinkgelder und Garderoben-Gebühren sind den Aufwendungen für Bewirtungen. Zu unterscheiden sind von den Bewirtungen sogenannte Aufmerksamkeiten in geringem Umfang. Dazu gehören Kaffee und Gebäck, die etwa bei Besprechungen mit Geschäftsfreunden dargereicht werden.  

Geschäftliche oder betriebliche Veranlassung der Bewirtungskosten in der Arztpraxis

Finanzverwaltung und Finanzgerichte unterscheiden zwischen geschäftlicher und betrieblicher Bewirtung.

Geschäftlich veranlasst sind Bewirtungen, an denen Geschäftspartner, also Personen, die nicht zur Praxis gehören, teilnehmen. Betrieblich und nicht geschäftlich bedingt ist dagegen die Bewirtung der eigenen Arbeitnehmer.

Steuerlich relevant ist diese Unterscheidung zwischen geschäftlichen und betrieblichen Bewirtungskosten, da

  •  geschäftliche Bewirtungskosten für Geschäftspartner nur in Höhe von 70 % der angemessenen Bewirtungskosten geltend gemacht werden dürfen (einschließlich der Bewirtungskosten für den Einladenden und am Geschäftsessen teilnehmende Mitarbeiter)
  •  betriebliche Bewirtungskosten für eigene Arbeitnehmer dagegen uneingeschränkt in vollem Umfang als Betriebsausgaben abgezogen werden können

Bewirtung von Geschäftsfreunden des Praxisinhabers aus geschäftlichem Anlass

Voraussetzung für die Anerkennung der Bewirtungskosten als Betriebsausgaben ist:

  1.  der geschäftliche Anlass
  2.  die Angemessenheit der Aufwendungen nach allg. Verkehrsauffassung
  3.  der Nachweis ihrer Höhe und betrieblichen Veranlassung

1. Geschäftliche Veranlassung der Bewirtung

Ein geschäftlicher Anlass liegt vor, wenn die Bewirtung dem Arzt dazu dienen soll, Geschäftsbeziehungen zum Beispiel zu anderen Praxisinhabern, Apothekern oder anderen Kooperationspartnern anzubahnen oder zu pflegen.

Für den bewirteten Geschäftspartner stellt die Bewirtung aus geschäftlichem Anlass keine Betriebseinnahme dar. Auch Arbeitnehmer können an dem Geschäftsessen teilnehmen, ohne dass der Betriebsausgabenabzug für den Steuerpflichtigen gefährdet ist.

Private (Mit-) Veranlassung der Bewirtung

Für privat veranlasste Bewirtungen wird kein Betriebsausgabenabzug gewährt. Nur im Einzelfall können Bewirtungskosten aus Anlass eines persönlichen Ereignisses (Dienstjubiläum, Verabschiedung) im Rahmen einer Gesamtwürdigung abzugsfähig sein. Findet die Bewirtung in der Privatwohnung des Praxisinhabers statt, wird generell eine private Veranlassung unterstellt. Folglich muss der Betriebsausgabenabzug entfallen.

Bei teils privat, teils betrieblich oder geschäftlich veranlassten Bewirtungen sind die Kosten, soweit das möglich ist,  aufzuteilen. Voraussetzung hierfür ist, dass sich mit der Einladung oder aus den sonstigen Umständen plausibel nachweisen lässt, dass die Bewirtung sowohl aus betrieblicher wie privater Veranlassung erfolgt ist.

Beispiel: Bei einem Empfang anlässlich eines Praxisjubiläums und des Geburtstags des Praxisinhabers werden sowohl Geschäftsfreunde als auch private Gäste bewirtet. Eine Aufteilung der Aufwendungen nach der Zahl der Teilnehmenden aus beiden Bereichen wird zugelassen. Die Aufwendungen für die teilnehmenden Geschäftsfreunde sind dabei als betrieblich veranlasste Bewirtungsaufwendungen zu 70 % abzugsfähig. Die auf die Geburtstagsgäste entfallenden Aufwendungen sind hingegen als Privatentnahmen zu erfassen.

Sollten die Kosten nicht aufteilbar sein, besteht grundsätzlich ein Abzugsverbot. 

2.     Angemessenheit der Bewirtungskosten

Nur Bewirtungsaufwendungen in angemessener Höhe sind mit 70 % der Aufwendungen abzugsfähig. Eine absolute Obergrenze existiert allerdings nicht. Entscheidend ist, was nach der allgemeinen Verkehrsauffassung als angemessen anzusehen ist. (§ 4 Abs.5, Nr.2. Satz 2 EStG). Als unangemessen gelten Bewirtungsaufwendungen, bei denen ein Missverhältnis zwischen Bewirtungsanlass und Höhe der Bewirtungskosten besteht. Diese Verhältnismäßigkeit wird von der Finanzbehörde im Einzelfall geprüft, dabei werden unter anderem die Praxisgröße und die Umsatzhöhe miteinbezogen.

3.     Aufzeichnungspflichten: Nachweis der Höhe und der betrieblichen Veranlassung

Bewirtungskosten unterliegen einer besonderen Aufzeichnungspflicht. Der Nachweis muss schriftlich vorliegen und folgende Angaben enthalten:

  1.  Ort und Datum
  2. Höhe der Aufwendungen (inklusive Trinkgeld)
  3. konkreter Anlass (z.B. die allg. Bezeichnung „Geschäftsessen“ reicht nicht aus),
  4. ·Namen aller Teilnehmer (inklusive dem Gastgeber)
  5. Unterschrift des Gastgebers

 Im Falle einer Bewirtung in einer Gaststätte genügt die Rechnung zusätzlich mit den Angaben zu dem Anlass und den Teilnehmern der Bewirtung. Bei Gaststättenrechnungen über 250 € inklusive Umsatzsteuer müssen zusätzlich der Name und die Anschrift des Gastgebers sowie die Rechnungs- und Steuernummer der Gaststätte enthalten sein. Falls der Praxisinhaber zum Vorsteuerabzug berechtigt ist, müssen sich aus diesen Rechnungen Name und Anschrift der Gaststätte, der Tag der Bewirtung sowie die in Anspruch genommene Leistung nach Art, Umfang und Entgelt (als Bruttobetrag inklusive Umsatzsteuer unter Angabe des Steuersatzes) ergeben. Sind die Angaben der Belege lückenhaft, kann die Vorsteuer insgesamt nicht abgezogen werden, auch wenn die Höhe und betriebliche Veranlassung in anderer Weise nachgewiesen wird.

4.     Rechtsfolge

Bewirtungskosten sind vom Grundsatz her nur in Höhe von 70 % als Betriebsausgaben abzugsfähig. Für die restlichen 30 % der Bewirtungskosten entfällt der Betriebsausgabenabzug. Wenn der Praxisinhaber vorsteuerabzugsberechtigt ist, kann die Vorsteuer bei Vorliegen aller Voraussetzungen geltend gemacht werden. Liegt keine ordnungsgemäße Rechnung vor, wie etwa bei Trinkgeldern, entfällt der Vorsteuerabzug.  

Bewirtungskosten bei Arbeitnehmern aus betrieblichen Gründen

Bei der Bewirtung von Arbeitnehmern in der Arztpraxis ist die Frage, unter welchen Bedingungen die Ausgaben lohnsteuerfrei bleiben von entscheidender Bedeutung. Grundsätzlich gilt, dass die die Aufwendungen nur dann lohnsteuerfrei sind, wenn sie im überwiegend betrieblichen Interesse liegen.

Abgrenzung: Aufmerksamkeiten

Stellt der Praxisinhaber seinen Arbeitnehmern Getränke wie Kaffee, Tee oder Mineralwasser unentgeltlich zum Verzehr im Betrieb zur Verfügung, so sind die Aufwendungen hierfür nicht als Bewirtungskosten zu bewerten, sondern als Geste der Höflichkeit anzusehen. Es handelt sich um Aufmerksamkeiten, die in vollem Umfang als Betriebsausgaben abgezogen werden dürfen, ohne dass besondere Aufzeichnungspflichten beachtet werden müssen. Diese Leistungen gehören nicht zum Arbeitslohn des Arbeitnehmers und sind daher nicht steuerpflichtig.

Arbeitsessen

Ein Arbeitsessen liegt vor, wenn der Arbeitgeber einem oder mehreren Arbeitnehmern ein Essen unentgeltlich oder teilentgeltlich überlässt.

Wenn der Arbeitgeber seinen Arbeitnehmern einfache Speisen anlässlich eines außergewöhnlichen Arbeitseinsatzes z.B. während einer außergewöhnlichen betrieblichen Besprechung oder bei Überstunden bereitstellt und deren Wert 60 Euro nicht überschreitet liegt kein Zufluss von Arbeitslohn vor. Das Arbeitsessen ist bei den Arbeitnehmern nicht als geldwerter Vorteil der Lohnsteuer zu unterwerfen. Vielmehr ist der Aufwand ist in vollem Umfang als Betriebsausgabe abzugsfähig. Unbeachtlich ist, ob das Essen in den betrieblichen Räumen oder außerhalb in einer Gaststätte stattfindet. Es handelt sich dabei auch nicht um Bewirtungskosten, vielmehr dient das Betriebsessen als freiwillige Sozialleistung der Verpflegung der Arbeitnehmer. Hingegen sind Arbeitsessen, die mit einer gewissen Regelmäßigkeit durchgeführt werden, bei den einzelnen Arbeitnehmern als steuerpflichtiger Arbeitslohn zu erfassen.

Arbeitsessen und Arbeitsbesprechungen gehören grundsätzlich auch nicht zu den Betriebsveranstaltungen, die besonderen Regelungen unterliegen.

Betriebliche Veranstaltungen in der Arztpraxis

Damit Sie die Kosten für Betriebsfeiern steuermindernd als Betriebsausgaben geltend machen können, gilt es bestimmte Anforderungen zu beachten.

Eine Betriebsveranstaltung (z.B. Betriebsausflug, Weihnachtsfeier, Jubiläum) ist nur dann gegeben, wenn der Teilnehmerkreis überwiegend, das heißt zu mehr als 50 Prozent, aus Mitarbeitern der Praxis und deren Begleitpersonen besteht. Eine Betriebsveranstaltung liegt vor, wenn der Arbeitgeber Aufwendungen tätigt, um den Kontakt der Arbeitnehmer untereinander und damit das Betriebsklima zu fördern. 

Freibetrag und Lohnsteuerpflicht

Die Zuwendungen des Praxisinhabers an seine Mitarbeiter bei betrieblichen Veranstaltungen gehören entweder zum Arbeitslohn (sonstige Bezüge) oder als Leistungen im ganz überwiegenden betrieblichen Interesse des Arbeitgebers nicht zum Arbeitslohn. 

Die Aufwendungen für Betriebsfeiern bleiben für die Praxismitarbeiter lohnsteuerfrei, wenn die Aufwendungen je Arbeitnehmer den Freibetrag in Höhe von 110 Euro inkl. USt nicht übersteigen. Der Freibetrag von 110 Euro gilt für bis zu zwei Betriebsveranstaltungen pro Jahr. Das dritte Fest ist dann in jedem Fall voll steuer- und sozialversicherungspflichtig, wenn der Arbeitgeber dies nicht pauschal versteuert. 

Voraussetzung für die Gewährung des Freibetrags ist, dass die Betriebsveranstaltung allen Angehörigen des Betriebs offensteht. Bei einer Beschränkung des Teilnehmerkreises müssen sachliche Gründe vorliegen (z.B. Weihnachtsfeiern für Arbeitnehmer mit Kindern). Sie darf keine Bevorzugung bestimmter Arbeitnehmergruppen darstellen. Die Ehrung eines einzelnen Jubilars, die Verabschiedung eines einzelnen Mitarbeiters bei dessen Ausscheiden aus dem Betrieb oder die Geburtstagsfeier für einen Arbeitnehmer, auch unter Beteiligung weiterer Mitarbeiter, ist damit keine Betriebsveranstaltung. 

Wird der Grenzwert von 110 Euro je Arbeitnehmer überschritten, ist der übersteigende Betrag dem Arbeitslohn hinzuzurechnen und der Lohnsteuer und Sozialversicherung zu unterwerfen. Entfallen auf den einzelnen Mitarbeiter beispielsweise 150 Euro, sind 40 Euro steuer- und sozialversicherungspflichtig. Für den Arbeitgeber besteht in diesem Fall die Möglichkeit, die Lohnsteuer für den überschießenden Betrag mit 25 % zu pauschalieren und die Steuerzahlung zu übernehmen. Mit der Pauschalversteuerung ist diese Sachleistung dann auch beitragsfrei in der Sozialversicherung.

Berechnung der Freigrenze

Bei der Berechnung ist zu beachten, dass grundsätzlich alle Aufwendungen des Arbeitgebers für die Veranstaltung einzubeziehen sind inklusive der Umsatzsteuer. Dazu zählen nicht nur die Aufwendungen, die den Arbeitnehmern individuell zugerechnet werden können (z.B, Getränke, Verpflegung oder Geschenke). Hinzugerechnet werden muss je Arbeitnehmer auch der rechnerische Anteil an den Kosten, die der Arbeitgeber für den äußeren Rahmen der Betriebsveranstaltung aufwendet, wie etwa für die Raumkosten, Blumenschmuck oder Entertainment.

Nach Auffassung der Verwaltung sind die Gesamtkosten zu gleichen Teilen auf alle bei der Betriebsveranstaltung anwesenden Teilnehmer aufzuteilen. Sodann ist der auf eine Begleitperson entfallende Anteil der Aufwendungen dem jeweiligen Arbeitnehmer zuzurechnen. Für die Begleitperson ist kein zusätzlicher Freibetrag von 110 Euro anzusetzen. Die Zahl der anwesenden Teilnehmer und der Begleitpersonen müssen Sie als Praxisinhaber durch Aufzeichnungen nachweisen. Maßgeblich ist dabei immer die tatsächliche Teilnehmerzahl, nicht die Zahl der angemeldeten oder geladenen Teilnehmer.

Beispiel: Die Aufwendungen für eine Betriebsveranstaltung mit 7 Arbeitnehmern und 3 Begleitpersonen betragen 1.000 Euro. Die Aufwendungen sind auf 10 Personen zu verteilen, so dass auf jede Person ein Zuwendungsbetrag von 100 Euro entfällt. Da die Aufwendungen für Begleitpersonen hinzugerechnet werden müssen, ist bei 3 Arbeitnehmern ein Betrag von 200 Euro anzusetzen (100 Euro für den Arbeitnehmer + 100 Euro für die Begleitung). Abzüglich des Freibetrags von 110 Euro verbleibt bei diesen ein steuerpflichtiger geldwerter Vorteil von jeweils 90 Euro. Dagegen liegen die Aufwendungen für die Mitarbeiter ohne Begleitperson innerhalb des Freibetrags von 110 Euro. Für sie bleibt die Betriebsveranstaltung lohn-und sozialversicherungsfrei.

Nehmen an der Veranstaltung der Arztpraxis zusätzlich Geschäftspartner des Praxisinhabers und ihre Mitarbeiter teil, so sind die anteiligen Aufwendungen für diese Personen nur mit 70 % des Aufwands entsprechend den Regelungen für geschäftliche Bewirtungen abzugsfähig. Der Freibetrag von 110 Euro kann für diese Personengruppe nicht angesetzt werden.

Fazit: Freigrenzen und Angemessenheit der Bewirtungskosten und Aufwendungen für Betriebsfeiern im Blick behalten

Bei der Planung von Betriebsveranstaltungen sollten Sie als Praxisinhaber genau kalkulieren und die Freigrenze von 110 Euro berücksichtigen, damit die Ihren Arbeitnehmern anlässlich der Betriebsfeiern zugewendeten Vorteile steuer-und beitragsfrei bleiben. Sinnvoll ist es daher schon im Vorwege alle Aufwendungen zu summieren und durch die Zahl der teilnehmenden Arbeitnehmer zu teilen. Bleiben die Kosten unter 110 Euro pro Teilnehmer, sind alle Aufwendungen lohn-und sozialversicherungsfrei, und können als Betriebsausgaben voll abgesetzt werden.

Auch bei Arbeitsessen, die Sie als Arzt einem oder mehreren Arbeitnehmern anlässlich eines außergewöhnlichen Arbeitseinsatzes überlassen, gilt es die Freigrenze zu beachten. So führen nur Aufwendungen, die unterhalb des Grenzwertes von 60 Euro bleiben, nicht zu einem Zufluss von Arbeitslohn und sind als Betriebsausgaben voll anrechenbar. Wenn Sie Geschäftspartner der Praxis bewirten wollen, sollten Sie  immer die Angemessenheit der Aufwendungen im Blick behalten. Bedenken Sie, dass vom Grundsatz her nur 70 Prozent der Bewirtungskosten als Betriebsausgaben abzugsfähig sind und dass auch nur, wenn sie die gesetzlich festgelegten,  formellen Aufzeichnungspflichten eingehalten haben.

Weitere Artikel

Sie möchten steuerlich auf der sicheren Seite sein?
Jetzt unverbindlich Beratung anfragen
Geschäftsführerin Marianne Mock aus Hamburg
WordPress Cookie Plugin von Real Cookie Banner