Ärzte und Heilberufler haben genau wie alle anderen Unternehmer bestimmte Aufbewahrungspflichten und Aufbewahrungsfristen für all die Unterlagen einzuhalten, die mit dem Betrieb ihrer Praxis im Zusammenhang stehen. Dabei handelt es sich nicht nur um Patientenunterlagen, sondern auch um die steuerlich relevanten Betriebsunterlagen. Die steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten und -fristen dienen letztlich dem Finanzamt zum Verständnis und zur Überprüfung der Buchführung. Im Falle einer Betriebsprüfung, die oft erst mehrere Jahre nach dem Besteuerungszeitraum beginnt, muss für das Finanzamt nachvollziehbar sein, dass die geltend gemachten Betriebsausgaben betrieblich veranlasst und die Betriebseinnahmen vollständig erfasst wurden.
Gesetzliche Grundlagen
Die steuerlichen Anforderungen zur Aufbewahrungspflicht sind in § 147 AO geregelt. Darüber hinaus ergeben sich weitere Aufbewahrungspflichten aus anderen Rechtsgebieten, so z.B. der Umsatzsteuer
§§ 14b, 22 UStG, der Einkommensteuer, der Körperschaftsteuer, dem Versicherungsrecht, dem Arbeits- und Sozialrecht sowie dem Umweltschutz. Die sich daraus ergebenden Vorschriften sind bei den Aufbewahrungsentscheidungen zu beachten. So sind für Lohnkonten in § 41 Abs.1 Satz 9 EStG eigene Aufbewahrungsfristen festgelegt.
Die Aufbewahrungsfristen für ärztliche Aufzeichnungen regelt das Bürgerliche Gesetzbuch. Fast wortgleiche Regelungen enthalten die Musterberufsordnung (MBO) und der Bundesmantelvertrag-Ärzte (BMV-Ä).
Aufbewahrungspflichten: Was muss aufbewahrt werden?
Nachfolgende Unterlagen sind aufzubewahren:
1. Berufsspezifische ärztliche Unterlagen
Die Unterlagen dienen der Dokumentation der ärztlichen Arbeit, bei Haftungsfragen oder zum Nachweis ordnungsgemäßer Leistungsabrechnungen, wie etwa
- Arztbriefe,
- Verordnungen,
- Patientenakten,
- Untersuchungs- und Laborbefunde,
- Aufzeichnungen zur Röntgen-/Strahlenbehandlungen,
- AU-Bescheinigungen,
- Überweisungsscheine,
- Ersatzverfahren,
- Abrechnungsscheine
2. Allgemeine Geschäftsunterlagen / steuerrechtlich relevante Unterlagen
Die Buchführung muss auf ihre Richtigkeit und Vollständigkeit geprüft werden können. Hierfür sind neben den Jahresabschlüssen auch die zu ihrer Nachvollziehbarkeit notwendigen erforderlichen Unterlagen aufzubewahren. Dazu gehören, allgemeine Geschäftsunterlagen, wie etwa
- Jahresabschlussunterlagen,
- Eingangsrechnungen,
- Kontoauszüge,
- Kassenbücher,
- Steuererklärungen und -bescheide,
- betriebsinterne Aufzeichnungen oder Kalender,
- Fahrtenbücher,
- Kopien aller Ausgangsrechnungen,
- bei der Beschäftigung von Arbeitnehmern auch: Lohn- und Gehaltslisten, Lohnsteuerjahresausgleichsunterlagen, Urlaubslisten, sowie alle zum Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen
3. Sozialversicherungsunterlagen
Für jeden Beschäftigten in der Praxis ist der Praxisinhaber verpflichtet, Lohnunterlagen zu führen. Die Rentenversicherung prüft mindestens alle vier Jahre die Beiträge der Unternehmen zur Sozialversicherung. Sie klärt ab, ob der Praxisinhaber seine Mitarbeiter ordnungsgemäß zur Sozialversicherung angemeldet hat und die Beiträge korrekt abgeführt wurden. Zusätzlich obliegt ihr auch die Prüfung der Unfallversicherung und Künstlersozialabgabe. Für eine Sozialversicherungsprüfung sind alle Unterlagen vorzuhalten, die relevant für die Sozialversicherung sind,
- z.B. Lohnunterlagen,
- Beitragsabrechnungen und -nachweise für die Sozialversicherungen,
- Prüfmitteilungen anderer Versicherungsträger,
- Prüfberichte der Finanzverwaltung,
- Unterlagen aus dem Rechnungswesen, die Angaben zur Versicherungspflicht oder der Beitragshöhe enthalten.
Tipp
Auch E-Mails sind in der Funktion eines Handels- oder Geschäftsbriefs oder eines Buchungsbelegs in elektronischer Form aufbewahrungspflichtig. Ist der E-Mail eine elektronische Rechnung angehängt und enthält sie sonst keine weitergehenden aufbewahrungspflichtigen Informationen, so unterliegt sie nicht der Aufbewahrungspflicht.
Aufbewahrungsfristen
Steuerpflichtige verletzen ihre Aufbewahrungspflichten, wenn sie die Buchführungs- und andere Aufzeichnungsunterlagen vor Ablauf der Aufbewahrungsfristen vernichten. Daher ist eine genaue Kenntnis der Aufbewahrungsfristen und deren Berechnung unabdingbar.
Einheitliche Aufbewahrungsfristen existieren allerdings nicht. Wenn das Steuerrecht im Einzelfall keine kürzeren Fristen bestimmt, sind die Unterlagen 6 oder 10 Jahre aufzubewahren. Im Umsatzsteuerrecht ist in Einzelfällen eine Aufbewahrungsfrist von 2 Jahren zu beachten. Auch für ärztliche Aufzeichnungen sieht das BGB, der Bundesmantelvertrag für Ärzte und die Musterberufsordnung allgemein die Aufbewahrungsdauer von zehn Jahren nach Abschluss der Behandlung vor. In Einzelfällen legen die gesetzlichen Vorschriften noch längere Fristen fest. Die Aufbewahrungsfristen ärztlicher Dokumente und allgemeiner Geschäftsunterlagen variieren von einem bis dreißig Jahre.
Die folgende Tabelle verzeichnet zur Orientierung eine Auswahl an aufzubewahrenden Dokumenten und nennt ihre jeweilige Aufbewahrungsdauer.
| 1 Jahr | Ärztliche Unterlagen, wie AU-Bescheinigungen, Überweisungsscheine, Ersatzverfahren, Abrechnungsscheine |
| 5 Jahre | Ärztliche Unterlagen zur Jugendgesundheitsuntersuchung |
| 6 Jahre | Allgemeine Geschäftsunterlagen, wie Geschäftsbriefe, Angebote mit Auftragsfolge, Darlehens-/ Kreditunterlagen, Versicherungspolicen, Verträge, Dauerauftragsunterlagen Ärztliche Unterlagen, wie Abrechnungsunterlagen, Mietunterlagen/Betriebskostenabrechnung, Beitragsabrechnung Sozialversicherungs-/Rentenversicherungsnachweise, Lohnlisten, Überstundenlisten, Versand- und Frachtunterlagen |
| 10 Jahre | Grundlegende Buchführungs- und Abschlussunterlagen, wie Jahresabschlüsse, Steuererklärungen und -bescheide, Umsatzsteuervoranmeldungen, Kontoauszüge, Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Kassenbücher, Fahrtenbücher, Bewirtungsbelege, Lohn- und Gehaltslisten. Ärztliche Unterlagen, wie Arztbriefe, Verordnungen, Patientenakte, Untersuchungs- und Laborbefunde, Röntgen-/Strahlendiagnostik. Längere Aufbewahrungszeiten sind geboten, wenn es während der Therapie Komplikationen gab und/oder ein Rechtsstreit droht. Auch bei Patienten mit chronischen Krankheiten sollten Ärzte die Unterlagen länger als zehn Jahre behalten, wenn sie sich noch in Behandlung befinden |
| 30 Jahre | Allgemein: Urteile, Mahnbescheide, Prozessakten. Ärztliche Unterlagen wie Aufzeichnungen zur Röntgen-/Strahlenbehandlung |
| Unbefristete Aufbewahrung | Unterlagen wie Ärztliche Gutachten, Ausbildungsurkunden, Abschlusszeugnisse, Unterlagen zur Rentenberechnung u.ä. sollten unbefristet aufbewahrt werden |
Tipp
Aus haftungsrechtlichen Gründen sollte der Arzt auch die Patientenakte möglichst 30 Jahre aufbewahren (auch wenn berufsrechtlich grundsätzlich zehn Jahre ausreichend sind). Denn eventuelle Haftungsansprüche können im Einzelfall bis zu 30 Jahre geltend gemacht werden.
Verletzung der Aufbewahrungsfristen
Eine Verletzung der Aufbewahrungsfristen bedeutet, dass die Buchführung nicht den gesetzlichen Vorschriften entspricht. Sie berechtigt die Finanzbehörde zur Schätzung der Besteuerungsgrundlage oder der Verhängung von Bußgeldern. Auch im Rahmen der ärztlichen Behandlung kann eine Verletzung der Aufbewahrungsfristen nachteilige Folgen haben.
Bewahrt der Arzt die Patientenakte nicht bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist auf, trifft ihn in einem möglichen Arzthaftungsprozess ggf. die Pflicht zu beweisen, die medizinisch gebotenen Maßnahmen tatsächlich getroffen zu haben.
Tipp
Für die Frage nach der Aufbewahrungsdauer kann Ihnen folgende Unterscheidung als Orientierung hilfreich sein: Wenn die Unterlagen als Buchungsgrundlage dienten, gilt eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren, in anderen Fällen kann von 6 Jahren ausgegangen werden. Im Zweifel sollten Sie die Unterlagen 10 Jahre aufbewahren, oder fragen Sie Ihren steuerlichen Berater.
Berechnung der Aufbewahrungsfristen
Beginn der Aufbewahrungsfristen
Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit Ablauf des Jahres, in dem die letzten Eintragungen gemacht, Abschlüsse fertiggestellt, Handels- und Geschäftsbriefe abgesandt oder empfangen wurden oder sonstige Unterlagen entstanden sind.
Wenn Jahresabschlüsse also erst ein Jahr nach dem Stichtag erstellt werden und im darauffolgenden Jahr noch kleinere Eintragungen gemacht werden, verlängert sich die Aufbewahrungsfrist um ein Jahr. Wird z. B. der Jahresabschluss für das Wirtschaftsjahr 2020 im Mai 2021 erstellt, läuft für diesen die 10-jährige Aufbewahrungsfrist ab dem Schluss des Kalenderjahres 2021 bis zum Ende des Kalenderjahres 2031. Ab 2032 können diese Unterlagen vernichtet werden, soweit die Steuerbescheide bestandskräftig und keine Verfahren mehr anhängig sind.
Ende der Aufbewahrungsfristen
Nach dem Steuerrecht gilt die Besonderheit, dass die Aufbewahrungsfrist nicht abläuft, solange die Unterlagen für steuerliche Zwecke von Bedeutung sind, die noch nicht festsetzungsverjährt sind (sog. Ablaufhemmung). Die 10-jährige Aufbewahrungsfrist gilt also nur dann, wenn alle Steuerbescheide bestandskräftig sind, bzw. keine Außenprüfung oder kein Rechtsbehelfsverfahren oder Steuerstrafverfahren mehr anhängig ist. Damit soll sichergestellt werden, dass nach einer begonnenen Außenprüfung die Unterlagen so lange nicht vernichtet werden dürfen, wie die Festsetzungsverjährung gehemmt ist.
Tipp
Die Entscheidung, welche Unterlagen für welche Steuern von Bedeutung sind und welche vernichtet werden können, ist im Einzelfall schwierig. Besprechen Sie mit Ihrem steuerlichen Berater, welche Unterlagen Sie als niedergelassener Arzt aufbewahren müssen und für welche Dauer.
Archivierung und digitale Speicherung
Aufbewahrungsort
Der Steuerpflichtige trägt die Verantwortung dafür, dass die steuerrechtlich und berufsrechtlich relevanten Unterlagen für die gesamte Aufbewahrungsdauer gesichert sind.
Ein Aufbewahrungsort wird grundsätzlich nicht vorgeschrieben. Der Steuerpflichtige kann ihn frei wählen. Das Steuerrecht schreibt als Ort der Aufbewahrung grundsätzlich Deutschland vor.
Die zuständige Finanzbehörde kann jedoch auf schriftlichen Antrag des Steuerpflichtigen auch einer Verlagerung des Aufbewahrungsortes außerhalb von Deutschland zustimmen. Elektronischen Bücher und sonstige erforderliche elektronische Aufzeichnungen kann der Steuerpflichtige abweichend davon auch in einem anderen Mitgliedstaat der Europäischen Union führen und aufbewahren.
Aufbewahrungsform
Aufbewahrung in Papierform
Wenn die Unterlagen in Papierform aufbewahrt werden, muss der Aufbewahrungsraum, in dem die Unterlagen lagern, vor äußeren Einflüssen wie Feuer, Wasser und Feuchtigkeit geschützt sein. Darüber hinaus muss gewährleistet sein, dass die Schrift auf dem verwendeten Papier nicht verblasst. Ein sachverständiger Dritter muss in angemessener Zeit die Unterlagen auffinden und prüfen können. Das verwendete Archivsystem muss also auch von einem Dritten nachvollziehbar sein.
Tipp
Das Problem Thermobelege: Rechnungen und Kassenbons auf Thermopapier müssen während des gesamten Aufbewahrungszeitraums lesbar sein. Da sie schnell ausbleichen, sollten Sie diese nach Erhalt kopieren und dem Originalbeleg zuordnen.
Aufbewahrung in elektronischer Form
Das Steuerrecht gewährt für die Aufbewahrung von Unterlagen Erleichterungen, indem es den Einsatz von Bild- und Datenträgern zulässt. Eine Ausnahme bilden Eröffnungsbilanzen und Jahresabschlüsse, die im Original aufzubewahren sind.
Originär digitale Dokumente sind während der gesamten gesetzlichen Aufbewahrungsfrist in unveränderter digitaler Form zu speichern. Das Finanzamt erkennt digitale Belege einzig als Originale in elektronischer Form an. Ein Ausdruck auf Papier ist nicht ausreichend. So genügen ausgedruckte Online-Kontoauszüge nicht den Aufbewahrungspflichten. Es handelt sich bei Ihnen um originär elektronische Dokumente, daher müssen sie in digitaler Form auch aufbewahrt werden.
Papierbelege andererseits können digitalisiert werden. Dazu ist es notwendig, die Digitalisierung und Aufbewahrung in einer Verfahrensdokumentation nachzuweisen. Der gesamte digitale Verarbeitungsweg des Dokuments muss über die gesamte Aufbewahrungsfrist nachvollziehbar sein. Die Dokumente müssen in dieser Zeit jederzeit lesbar und maschinell auswertbar sein.
Werden etwa Geschäftsbriefe und Buchungsbelege in Papierform empfangen und danach elektronisch durch Scannen erfasst, ist das Scanergebnis so aufzubewahren, dass die Wiedergabe mit dem Original bildlich übereinstimmt, wenn es lesbar gemacht wird. Wenn darüber hinaus gescannte Dokumente per OCR-Verfahren um Volltextinformationen angereichert werden, so ist dieser Volltext über die Dauer der Aufbewahrungsfrist aufzubewahren und auch für Prüfzwecke verfügbar zu machen.
Bei Lesbarmachung aller anderen Unterlagen ist eine inhaltliche Übereinstimmung ausreichend. Damit sichergestellt ist, dass ein sachverständiger Dritter innerhalb angemessener Zeit die Daten prüfen kann, sollte eine Kennzeichnung und Zuordnung der Belege zur Buchführung bzw. zu den Aufzeichnungen und umgekehrt erfolgen.
Ein Betriebsprüfer muss gegenenfalls sämtliche Geschäftsvorfälle jederzeit für die Dauer der Aufbewahrungsfrist progressiv (vom Beleg über die Buchung auf den Konten, zur Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung, bis hin zur Steuererklärung bzw. Steueranmeldung) und umgekehrt nachvollziehen können.
Verfahrensdokumentation
Papierdokumente werden durch den Scanvorgang in elektronische Dokumente umgewandelt. Das Verfahren muss dokumentiert werden. Hierzu muss eine Organisationsanweisung erstellt werden, die u. a. regelt:
- wer scannen darf
- zu welchem Zeitpunkt gescannt wird (etwa beim Posteingang, oder während oder nach Abschluss der Vorgangsbearbeitung
- welches Schriftgut gescannt wird
- ob eine bildliche oder inhaltliche Übereinstimmung mit dem Original erforderlich ist
- wie die Qualitätskontrolle auf Lesbarkeit und Vollständigkeit vorgenommen wird
- wie die Protokollierung von Fehlern zu erfolgen hat
Nach dem Scanvorgang muss die weitere Bearbeitung nur mit dem elektronischen Dokument erfolgen. Die Papierbelege dürfen nach dem Einscannen vernichtet werden, wenn eine Verfahrensdokumentation zum ersetzenden Scannen besteht und ein revisionssicheres Archiv genutzt wird und soweit sie nicht nach außersteuerlichen oder steuerlichen Vorschriften im Original aufzubewahren sind.
Datensicherung
Wenn Sie elektronische Unterlagen aufbewahren, müssen Sie die Vorschriften der „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) beachten.
Speichern Sie ihre digitalen Unterlagen so ab, dass sie nicht verändert oder gelöscht werden können. Die Ablage von digitalen Belegen in einem normalen Dateisystem reicht nicht aus. Denn diese sind noch veränderbar. Im normalen Dateimanager kann eine Festschreibung nicht geleistet werden. Daher müssen Sie digitale Belege zwingend in einem Dokumentenmanagementsystem (zum Beispiel Datev Unternehmen online) ablegen.
Eine Aufbewahrung von Daten und Dokumenten ist auch über eine Cloud möglich. Sollte sich allerdings der Server im Ausland befinden, so ist für die Aufbewahrung der Buchführungsunterlagen im Ausland eine separate, antragsgebundene Genehmigung des Finanzamts erforderlich.
Tipp
Bedenken Sie: Speichermedien sind kurzlebig. Sie sollten sich angesichts der langen vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen nicht darauf verlassen, dass Ihre Daten auf ihnen langfristig gesichert sind. Beraten Sie sich im Zweifelsfall mit Ihrem steuerlichen Berater, welchen Weg Sie hier am sichersten wählen sollten.
Praxisaufgabe oder Praxisübergabe
Bei der Aufgabe einer Praxis muss der zuständige Arzt oder die Ärztin die Unterlagen dennoch weiter aufbewahren oder in gehörige Obhut geben. Dort müssen die Unterlagen unter Verschluss gehalten werden. Sollten die Unterlagen an einen Praxisnachfolger übergeben werden, ist das schriftliche Einverständnis der Patienten erforderlich, auch wenn die Patientenakte elektronisch geführt wird. Verstirbt ein Arzt oder eine Ärztin, so sind die Erben verpflichtet, die Unterlagen aufzubewahren. Einzelheiten sind mit der Ärztekammer abzustimmen.
