Die Arztrechnung und was bei Mehrwertsteuer & Pflichtangaben zu beachten ist

Die Arztrechnung und was bei Mehrwertsteuer & Pflichtangaben zu beachten ist

Bei der Arztrechnung ist hinsichtlich Mehrwertsteuer und Pflichtangaben einiges zu beachten. In diesem Beitrag erfahren Sie, welche Pflichtangaben auf der Arztrechnung nicht fehlen dürfen und wie die Rechnung mit Blick auf die Mehrwertsteuer aussehen muss.
Inhaltsverzeichnis

Die Pflichtangaben der Arztrechnung in Abhängigkeit von der Abrechnungsart

Die Rechnungserstellung von Ärzten und Zahnärzten, die privat liquidierbare Leistungen anbieten, orientiert sich an dem Status des behandelten Patienten (gesetzlich oder privat Versicherter) und der Art der erbrachten Heilbehandlung. Aus diesen Kriterien leiten sich auch die ärztlichen Verpflichtungen zur Rechnungserstellung bzgl. der Mehrwertsteuer und der Pflichtangaben der Arztrechnung ab.

Zu unterscheiden sind zwei Abrechnungsarten.

  1. Arztrechnungen nach der Gebührenordnung der Ärzte (GOÄ) und Zahnärzte (GOZ)
  2. Arztrechnungen nach § 14 des UStG (Umsatzsteuergesetz)

Rechnungen nach GOÄ und GOZ sind erforderlich bei Abrechnungen privatärztlicher Leistungen und umsatzsteuerfreien IGeL-Leistungen. Die Anforderungen an eine § 14 UStG konforme Rechnung sind insbesondere bei der Privatliquidation von umsatzsteuerpflichtigen IGeL-Umsätzen einzuhalten.

Arztrechnung nach der Gebührenordnung der Ärzte (§ 12 GOÄ)

Gegenüber dem Privatpatienten hat der Arzt einen zivilrechtlichen Vergütungsanspruch für die von ihm erbrachten medizinischen Behandlungen. Das gilt unabhängig davon, ob und in welchem Umfang der Patient für den Fall der medizinischen Behandlung versichert ist und ob er von seinem Versicherer die gezahlte Vergütung erstattet erhält. Für die Abrechnung der privatärztlichen Leistungen (Honorarforderungen) ist eine Arztrechnung gemäß GOÄ erforderlich. 

Pflichtangaben der Arztrechnung nach GOÄ

Innerhalb der GOÄ regelt § 12 GOÄ die Fälligkeit, die notwendigen Rechnungsbestandteile und die Abrechnung der Vergütung der Behandlungen. 

Als Pflichtangaben der Arztrechnung werden dort benannt: 

  1. das Datum der Erbringung der Leistung,
  2. bei Gebühren die Nummer und die Bezeichnung der einzelnen berechneten Leistung einschließlich einer in der Leistungsbeschreibung gegebenenfalls genannten Mindestdauer sowie den jeweiligen Betrag und den Steigerungssatz,
  3. im Falle von Gebühren für vollstationäre, teilstationäre sowie vor- und nachstationäre privatärztliche Leistungen zusätzlich den Minderungsbetrag,
  4. bei Entschädigungen den Betrag, die Art der Entschädigung und die Berechnung,
  5. bei Ersatz von Auslagen Betrag und die Art der Auslage; übersteigt der Betrag der einzelnen Auslage 25,56 Euro, ist der Beleg oder ein sonstiger Nachweis beizufügen.

Leistungen, die auf Verlangen des Zahlungspflichtigen erbracht wurden, sind zu kennzeichnen. Bei außergewöhnlich hohen Gebührensätzen ist der Arzt verpflichtet, eine schriftliche, nachvollziehbare und sich jeweils auf die konkrete Einzelleistung beziehende Begründung vorzulegen. 

Diese Begründung muss nicht nur für die Kassen verständlich sein. Der Arzt muss auch dem Patienten gegenüber auf Nachfrage erläutern, warum er einen bestimmten Steigerungssatz für angemessen hält. Die Diagnose ist kein unabdingbarer Bestandteil der Rechnung nach GOÄ. Nur bei Beihilfe-Versicherten ist auch die Diagnose aufzunehmen. 

Praxis-Tipp: Dem Arzt obliegt es grundsätzlich die Anforderungen an Form und Inhalt nach § 12 GOÄ zu erfüllen. Der Patienten selbst hat die Rechnung auf deren Korrektheit zu überprüfen. Die Vergütung wird fällig, wenn dem Zahlungspflichtigen eine § 12 GOÄ entsprechende Rechnung erteilt worden ist.

Privatliquidation gesetzlich Versicherter nach GOÄ

Auch jeder gesetzlich versicherte Patient, der individuelle Gesundheitsleistungen gegen Selbstzahlung in Anspruch nimmt, hat für umsatzsteuerfreie IGeL-Leistungen ein Anrecht auf eine ordnungsgemäße Rechnung nach GOÄ.

Diese Arztrechnung muss als Mindestanforderung gem. § 12 GOÄ folgende Pflichtangaben enthalten: 

  1. Briefkopf der Arztpraxis
  2. Diagnose
  3. Datum
  4. Durchgeführte Untersuchungen und Behandlungen entsprechend GOÄ
  5. GOÄ-Steigerungssatz
  6. Rechnungsnummer
  7. Zahlungsziel, wenn der Patient, die Arztrechnung noch nicht in der Praxis bezahlt hat

Auch bei Arztrechnungen über privat liquidierte IGel-Leistungen besteht im Fall stark erhöhter Gebührensätze die Notwendigkeit, diese Steigerung schriftlich zu begründen. Die Rechnungen über IGeL-Leistungen müssen eine medizinische Diagnose enthalten, da nur bei einer medizinischen Diagnose die Rechnung nicht der USt unterliegt. 

Praxis-Tipp: Ein häufig auftretender Fehler bei der Rechnungsstellung ist, dass auch im Falle von Kindern, Jugendliche oder geschäftsunfähigen Erwachsenen die Arztrechnung auf den Namen eines Patienten ausgestellt wird. Arztrechnungen dürfen aber nur an volljährige und geschäftsfähige Adressaten gestellt werden. Das bedeutet, dass die Rechnungen für die Behandlung von Kindern oder Jugendlichen an den gesetzlichen Vertreter zu richten sind und die Rechnungen für geschäftsunfähige Erwachsene an deren amtlichen Betreuer adressiert werden müssen.

Arztrechnung und Mehrwertsteuer

Verpflichtung zur Rechnungsstellung nach § 14 Umsatzsteuergesetz

Nach dem Umsatzsteuergesetz ist jeder niedergelassene Arzt Unternehmer, da er eine gewerbliche oder berufliche Tätigkeit selbstständig ausübt. Die Leistungen, die er erbringt, sind grundsätzlich umsatzsteuerbar, da er sie als Unternehmer im Inland gegen Entgelt im Rahmen seines Unternehmens (Arztpraxis) ausführt.

Allerdings enthalt das Umsatzsteuergesetz auch einen Befreiungstatbestand: Umsatzsteuerfrei sind danach alle Tätigkeiten des Arztes, die zum Zweck der Vorbeugung, Diagnose Behandlung und soweit möglich der Heilung von Krankheiten oder Gesundheitsstörungen bei Menschen vorgenommen werden. Da die Befreiung von der Umsatzsteuer jedoch nicht berufsbezogen, sondern nur tätigkeitsbezogen gewährt wird, ist jede erbracht ärztliche Leistung im Hinblick auf seine therapeutische Zielsetzung gesondert zu betrachten. 

Das Umsatzsteuergesetz (kurz UStG) enthält in den § 14 Regelungen über die Berechtigung und Verpflichtung zur Ausstellung von Rechnungen. Danach gilt, dass ein Arzt, der nur umsatzsteuerfreie Leistungen nach § 4 Nr. 14a UStG erbringt, also Leistungen, die ein therapeutisches Ziel verfolgen, zur Ausstellung einer Rechnung gem. § 14 UStG nicht verpflichtet ist.

Anders sieht es aus, wenn Ärzte umsatzsteuerpflichtige Leistungen ohne therapeutisches Ziel erbringen. Dann sind sie zur Ausstellung einer Rechnung nach § 14 Abs. 2 UStG verpflichtet und unterliegen den allgemeinen unternehmerischen Pflichten über die Rechnungslegung. Bei der Arztrechnung sind dann die Regelungen der Mehrwertsteuer zu beachten.

Pflichtangaben einer Arztrechnung bzgl. der Mehrwertsteuer

In § 14 Abs. 4 UStG werden die gesetzlich vorgeschriebene Pflichtangaben einer ordnungsgemäßen Arztrechnung bzgl. der Mehrwertsteuer definiert. 

Danach muss eine Arztrechnung enthalten:

  1. den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers
  2. die dem leistenden Unternehmer vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die ihm vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte USt-ID-Nr
  3. das Ausstellungsdatum
  4. eine fortlaufende einmalige Rechnungs-Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen
  5. die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung
  6. den Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung
  7. das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung
  8. den anzuwendenden Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag oder im Fall der Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt
  9. In den Fällen des § 14b Abs.1 S.5 einen Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers
  10. In den Fällen der Ausstellung der Rechnung durch den Leistungsempfänger oder durch einen von ihm beauftragten Dritten gemäß Abs.2 Satz 2 die Angabe „Gutschrift“

Pflichtangaben der Arztrechnung bei Kleinbetragsrechnungen

Erleichterungen gelten bei sog. Kleinbetragsrechnungen, deren Gesamtbetrag 250 EUR nicht übersteigt. Für sie genügen nach § 33 UStDV die folgenden Angaben:

  1. Name und Anschrift des Ausstellers
  2. Ausstellungsdatum
  3. Menge und Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der sonstigen Leistung
  4. das Entgelt und den darauf entfallenden Steuerbetrag in einer Summe, sowie den anzuwendenden Steuersatz oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf

Rechnungsform der Arztrechnung und Mehrwertsteuer

Arztrechnung nach § 14 UStG sind grundsätzlich schriftlich zu erteilen. Die Rechnungen können auf Papier, oder auch, wenn der Empfänger zustimmt, auf elektronischem Wege (z.B. per E-Mail, als PDF- oder Text-Datei) übermittelt werden. Wenn die Rechnung elektronisch übermittelt werden soll, muss die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit des Dokuments gewährleistet sein.

Praxis-Tipp: Die Abrechnung der umsatzsteuerpflichtigen IGeL-Leistung erfolgt immer nach Berechnungsvorgaben der GOÄ. Die Umsatzsteuer ist dann zusätzlich zu den in § 12 GOÄ genannten Rechnungspositionen zu berechnen. 

Berichtigung einer Arztrechnung

Fehlerhafte, nicht ordnungsgemäße Rechnungen können korrigiert werden. Das ist regelmäßig der Fall, wenn die Arztrechnung nicht alle Pflichtangaben bzgl. der Mehrwertsteuer enthält oder wenn Angaben in der Rechnung unzutreffend sind. Eine bestimmte Form ist nicht erforderlich. Das Dokument muss nur spezifisch und eindeutig auf die zu berichtigende Rechnung bezogen sein, z.B. durch die Angabe der Rechnungsnummer und des Rechnungsdatums. Ergänzt oder berichtigt werden müssen nur die fehlenden oder unzutreffenden Angaben.

Voraussetzung für eine rückwirkende Rechnungsberichtigung ist, dass die ursprüngliche Rechnung berichtigungsfähig ist. Eine Rechnung ist nur dann berichtigungsfähig, wenn sie Angaben zum Rechnungsaussteller, zum Leistungsempfänger, zur Leistungsbeschreibung, zum Entgelt und zur gesondert ausgewiesenen Umsatzsteuer enthält. Die Berichtigung kann nur durch den Rechnungsaussteller, hier den Arzt, selbst vorgenommen werden. Die Rückgabe der ursprünglichen Rechnung durch den Rechnungsempfänger ist nicht erforderlich.

Wenn die abgerechnete Leistung USt-pflichtig gewesen wäre, dem Patienten aber nicht gesondert in Rechnung gestellt wurde, schuldet der Arzt die Mehrwertsteuer in gesetzlicher Höhe. Wenn der Arzt in seiner Rechnung die Umsatzsteuer zu Unrecht ausweisen sollte (unberechtigter Steuerausweis), weil er seine Tätigkeit fälschlicherweise als steuerpflichtig beurteilt hat, schuldet er den ausgewiesenen Betrag. Erklärt er aber den unberechtigten Steuerausweis gegenüber dem Belegempfänger für ungültig, kann er die Rechnung berichtigen.

Weist der Arzt in einer ausgestellten Rechnung einen höheren Steuerbetrag aus, als er dem Gesetz nach schuldet, schuldet er den Mehrbetrag. Weist er einen zu niedrigen Steuerbetrag aus schuldet er die gesetzlich vorgeschriebene Steuer. In diesem Fall hat er die Steuer unter Zugrundelegung des maßgeblichen Steuersatzes aus dem Gesamtrechnungsbetrag herauszurechnen. Eine Berichtigung des Steuerbetrags hat gegenüber dem Leistungsempfänger zu erfolgen. 

Arztrechnung nach § 4 UStG bei Kleinunternehmer-Regelung

Selbst wenn der Arzt USt-pflichtige Leistungen erbracht hat, so folgt daraus nicht zwangsläufig die Verpflichtung zur Zahlung der Umsatzsteuer. Das gilt immer dann, wenn er die Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG) in Anspruch nimmt. 

Inanspruchnahme der Kleinunternehmer-Regelung

Maßgeblich ist für die Kleinunternehmereigenschaft die Höhe des durch die umsatzsteuerpflichtigen Leistungen erzielten Umsatzes. Dieser Umsatz zzgl. der darauf entfallenden Steuer darf im vorangegangenen Kalenderjahr 22.000 EUR nicht überstiegen haben und im laufenden Kalenderjahr 50.000 EUR nicht übersteigen.

Beide Voraussetzungen müssen gemeinsam erfüllt sein. In der Rechnungsstellung dürfen Kleinunternehmer keine USt-IdNr. und keine Umsatzsteuer gesondert ausweisen. Weist er dennoch in der Rechnung einen Steuerbetrag aus, obwohl er dazu nicht berechtigt ist, schuldet er den ausgewiesenen Betrag.

Praxistipp: Für kleinere und mittlere Arztpraxen kommt häufig die Kleinunternehmerregelung in Betracht. Anders sieht es aus bei größeren Berufsausübungsgemeinschaften: bei ihnen kann die Umsatzgrenze für Kleinunternehmer rasch erreicht sein, da die Einnahmen aller Partner summiert werden. 

Verzicht auf die Kleinunternehmer-Regelung

Der Arzt kann aber auch auf die Kleinunternehmereigenschaft verzichten. Dann hat er in der Rechnung die Umsatzsteuer auszuweisen und aus den USt-pflichtigen Leistungen die Umsatzsteuer abführen. Gleichzeitig kann er aus den Rechnungen Dritter, die sich auf die steuerpflichtigen Umsätze beziehen, die Vorsteuer gegenüber dem Finanzamt geltend machen.

Interessant ist diese Option immer dann, wenn der Arzt zur Erbringung seiner Leistungen kostspielige medizinische Apparate anschaffen muss. Wenn der Arzt bereits aus anderen Gründen zur Umsatzsteuer optiert hat, etwa bei der Vermietung einer Büroimmobilie, entfällt für ihn die Kleinunternehmerregelung.

Praxis-Tipp: Wenn Sie zur Umsatzsteuer optiert haben, sollten Sie ihre Eingangsrechnungen für den Vorsteuerabzug vor der Zahlung stets auf alle Pflichtangaben prüfen. Denn der Anspruch auf Vorsteuerabzug entsteht erst mit der Vorlage einer ordnungsgemäßen Rechnung nach § 14 UStG.

Aufbewahrungspflichten von Arztrechnungen bzgl. der Mehrwertsteuer

Der Arzt hat ein Doppel der Rechnung, die er selbst oder ein Dritter in seinem Namen und für seine Rechnung ausgestellt hat, sowie alle Rechnungen, die er erhalten oder die ein Leistungsempfänger oder in dessen Namen für dessen Rechnung ein Dritter ausgestellt hat, zehn Jahre aufzubewahren. Das gilt für Papierrechnungen ebenso wie für elektronische Rechnungen.

Bei einer digitalen Rechnung ist zur Sicherstellung der Lesbarkeit eine Speicherung erforderlich, die keine Änderung zulässt. Es ist nicht zulässig, eine elektronische Rechnung als Papierausdruck aufzubewahren.

Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt worden ist. Die Aufbewahrungsfrist läuft jedoch nicht ab, solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, für die die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist.

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